Разработка стратегии развития предприятия в области информационных технологий. Подбор инструментов и средств автоматизации

Основные элементы и этапы разработки ИТ-стратегии
Связь бизнес-стратегии и стратегии ИТ
Почему важна стратегия ИТ?
Два аспекта деятельности, связанной с информационными технологиями
Возможная структура документа, описывающего стратегию ИТ
Процесс, порядок разработки и управления стратегией ИТ

Управление ИТ-программами и проектами, архитектура предприятия и ИТ-стратегия являются смежными, взаимодополняющими и пересекающимися дисциплинами, которые обеспечивают основу процесса управления портфелем ИТ-активов и проектов на предприятии.

Роль, которую играют специалисты, отвечающие за разработку архитектуры предприятия, а также связи между существующей и будущей архитектурами, стратегией, процессом анализа несоответствий (gap-анализ) и портфелем проектов представлены на рисунке.

Основные элементы и этапы разработки ИТ-стратегии

Процесс выработки стратегии состоит из последовательных этапов, которые начинаются со сбора бизнес-информации, информации о состоянии дел в области ИТ и, в конечном счете, в формулировке, выполнении списка ИТ-проектов и обновлении стратегии с учетом новой информации так, как показано на рисунке ниже.

Бизнес-руководство и ИТ-руководство совместно работают над формулировкой стратегии в области ИТ, используя в качестве основы стратегические планы работы предприятия и его бизнес-подразделений. Согласно принятым в организации критериям, происходит отбор наиболее приоритетных проектов для включения в стратегический план ИТ. По мере того как происходит реализация проектов, включенных в стратегический план ИТ, этот план обновляется с учетом дополнительной информации, которая могла появиться в бизнес-планах предприятия и подразделений. Важным аспектом является обратная связь, которая обеспечивает обновление стратегии ИТ на основе анализа метрик, используемых для оценки прогресса и результатов реализации проектов.

Связь бизнес-стратегии и стратегии ИТ

Ключевым аспектом предложенной модели стратегии информационных технологий является то, что она обеспечивает основу для совместного обсуждения представителями бизнес-руководства и ИТ-руководства.

Большинство организаций исторически рассматривали ИТ как вспомогательную функцию, стратегию развития которой было трудно понимать и принимать на уровне бизнес-руководителей. Однако общее повышение осведомленности руководителей нового поколения в вопросах ИТ, а также все большая зависимость деятельности организаций и бизнес-процессов от использования ИТ привели к тому, что стратегия ИТ сегодня просто обязана рассматриваться в контексте долгосрочных планов и стратегии деятельности организации в целом.

В результате опроса PriceWaterhouseCoopers высших руководителей организаций о том, какие факторы определяют стоимость компаний с их собственной точки зрения и с точки зрения инвесторов, получены следующие ответы по поводу трех наиболее важных факторов:

  • прибыль (94% руководителей указали это как важный фактор по их собственному убеждению и 90% как важный фактор с точки зрения инвесторов).
  • оборот (87% и 81% соответственно).
  • корпоративная стратегия (85% и 78% соответственно).

Для стратегии процессов управления ИТ-ресурсами необходимо знать планы предприятия, которые потребуют развития инфраструктуры, обеспечения необходимого уровня ИТ-сервисов и возможных вариантов обеспечения ресурсами. С точки зрения стратегии изменения портфеля прикладных систем, необходимо определить планы, связанные с новыми бизнес-процессами, интеграцией приложений и поддерживанием этих аспектов людскими ресурсами и программным обеспечением.

Почему важна стратегия ИТ?

Первый аспект заключается в абсолютной величине ИТ-бюджетов, которые, могут составлять более 5% от общего оборота компаний и порядка 50% от всех капитальных затрат. Сфокусированная бизнес-ориентированная стратегия ИТ обеспечит наиболее эффективные затраты на ИТ. В идеале, каждый отобранный для реализации проект должен быть оправдан с точки зрения того, какой вклад он вносит в реализацию общей стратегии бизнеса предприятия, и должен становиться еще одним звеном в цепи проектов, которые ориентированы на общие стратегические цели.

Второй аспект заключается в людях. Поддержка ИТ является сложной работой, и людям, для того чтобы делать это эффективно, нужно знать, что то, чем они занимаются, важно для организации в целом.

Два аспекта деятельности, связанной с информационными технологиями

Когда мы говорим о стратегии ИТ, то фактически речь идет о двух стратегиях: стратегии в области прикладных систем и стратегии в области управления и эксплуатации ИТ-ресурсов, т.е. существует фундаментальное разделение двух аспектов деятельности ИТ-служб: создание и управление приложениями (прикладными системами) и эксплуатация инфраструктуры.

Каждый из них имеет свои цели:

  • приложения определяют то, как выполняется работа, поэтому разработка приложений тесно связана с основным бизнесом компании или деятельностью государственной организации, а знание приложений – это, прежде всего, понимание бизнес-процессов;
  • эксплуатация инфраструктуры – деятельность, относительно слабо связанная с ключевыми функциями (бизнесом) организации, сфокусированная в основном на технологиях. Грубо говоря, не требуется знать бизнес-процессы компании для того, чтобы понимать, что такое Web, Windows или Unix.

Таким образом, по сути дела, необходимо различать две разных стратегии в области ИТ: прикладные системы и управление/эксплуатация ИТ-инфраструктуры.

Здесь важно сделать следующие замечания:

  • приложения как элемент стратегии ИТ – это зона ответственности бизнеса. Основой функционирования организации являются бизнес-процессы, которые поддерживаются прикладными системами. Руководство компании должно оценивать стратегию в области прикладных систем с точки зрения качества и результативности (effectiveness) поддержки ключевых функций;
  • эксплуатация инфраструктуры сфокусирована на сегодняшних, ежедневных проблемах. Бизнес-руководство оценивает стратегию в области ИТ-инфраструктуры с точки зрения эффективности (efficiency – максимальная отдача при минимальных затратах).

Двумя ключевыми элементами поддержки разработки стратегии ИТ являются:

  • ИТ-архитектура. Это единственный "технический" аспект ИТ, который должен пониматься и в какой-то степени контролироваться бизнес-руководителями. Таким образом, им не обязательно вникать в конкретные возможности приложений или параметры закупаемых серверов.
  • Финансовые и альтернативные инструменты. Стратегия – это всегда принятие решений. Чисто финансовые инструменты (ROI, ROA), а также "смешанные" типа TVO (Total Value of Opportunities – ценность возможностей для бизнеса) – это тот "язык", который должен использоваться для поддержки принятия решений. Естественно, что он должен быть определен и согласован до того, как с его помощью будут отбираться проекты для реализации; иначе потом может возникнуть сильное желание выбора постфактум такого инструмента, с помощью которого можно "обосновать" принятие "нужного" решения.

Возможная структура документа, описывающего стратегию ИТ

С учетом всех предыдущих замечаний, становятся понятными основные элементы документа, который можно будет назвать "Стратегия ИТ предприятия".

Фактически ИТ-стратегия определяет возможные в контексте конкретной организации способы достижения целевого состояния (перехода из текущего состояния). Описание стратегии целесообразно формировать в виде краткого документа, ориентированного, прежде всего, на бизнес-пользователей. Использование технических терминов и аббревиатур должно быть сведено к минимуму, насколько это возможно. Один из вариантов структуры документа «Стратегия ИТ» приведен в таблице ниже.

Введение

Цели работы, ограничения и подход

Здесь кратко формулируется назначение документа, определяется его позиционирование для работы ИТ-службы и бизнес-подразделений, приводятся ссылки на другие документы (описание архитектуры, план проектов)

Связь со стратегией бизнеса

Здесь описываются внешние и внутренние условия, которые определяют направления развития бизнеса, цели бизнеса и основные инициативы. На основе бизнес-стратегии развития компании формулируются основные задачи информационных систем (что требуется) и ИТ-службы (как делать). Определяется позиционирование ИТ для бизнеса организации: например, является ли она конкурентным преимуществом или центром затрат. Здесь можно подчеркнуть роль перспективных информационных технологий для развития существующего бизнеса или создания новых бизнес-направлений

Существующая организация дел в области ИТ

Приводится краткое неформальное описание "верхних уровней" Архитектуры предприятия. Это могут быть уровни, связанные с бизнес-архитектурой и портфелем прикладных систем, или два верхних уровня модели Gartner. Кратко формулируется оценка соответствия существующего состояния архитектуры требованиям бизнеса, основные проблемы ИТ. Может быть приведено резюме сравнения с конкурентами или с лучшими практиками

Целевое состояние информационных систем

Целевая архитектура предприятия (позиционирование/оценка/важность)

Для основных направлений бизнеса приводится резюме по развитию, сохранению или замене соответствующих прикладных систем. Этот раздел не предназначен для описания технических деталей

Интеграция

Резюме по организации взаимодействия с внешними системами (поставщики, клиенты), а также приложений между собой, созданию порталов и хранилищ данных и т.п.

Инфраструктура

При необходимости развития инфраструктуры приводится краткая характеристика направлений развития (модернизация серверов, создание глобальных сетей и т.п.)

Целевая система управления ИТ-ресурсами

Целевая система управления ИТ-ресурсами

Основные направления совершенствования процессов управления ИТ, оценки качества и целевые показатели работы ИТ

Организационные изменения

Возможные изменения в структуре управления ИТ, роль CIO. Организация стратегического управления ИТ

Взаимодействие

Реализация модели взаимодействия между ИТ- и бизнес-подразделениями

Сорсинг

Стратегия выбора исполнителей и поставщиков услуг. Развитие персонала внутренней ИТ-службы

Финансирование

Источники и порядок финансирования, используемые финансовые инструменты, организация принятия решений

План перехода

Укрупненный план перехода к целевой архитектуре информационных систем

Интегральные характеристики ИТ-бюджета и списка проектов. Принципы выбора/приоритезации проектов и инструменты для их оценки

Варианты и риски

Возможные варианты стратегии в зависимости от объемов финансирования и вариантов развития бизнеса, анализ рисков. Оценка готовности организации к реализации данной стратегии

Выбор проектов

Классификация и список важнейших проектов на ближайшие 1-3 года, сгруппированных по категориям. Цель дать краткое неформальное описание в рамках одного сводного документа (цели, задачи, сроки), а также подчеркнуть вопросы взаимозависимости проектов

Процесс, порядок разработки и управления стратегией ИТ

Gartner предлагает следующий подход к составным элементам (блокам) ИТ-стратегии и определяет 9 этапов реализации:

  • Согласование понимания требований бизнеса к ИТ (понимание направлений развития бизнеса).
  • Определение процессов управления и контроля, выбор финансовых критериев/инструментов для принятия решений и сравнительного анализа вариантов стратегии.
  • Определение будущего состояния архитектуры предприятия (высокоуровневое описание).
  • Анализ текущего состояния ИТ и оценка вариантов реализаций с учетом существующих ограничений, накладываемых имеющейся инфраструктурой ИТ.
  • Разработка стратегии развития/изменения приложений. Применение знаний, полученных на предыдущих этапах.
  • Формирование стратегии развития процессов и операций управления ИТ-ресурсами. Стратегическим направлением здесь может являться переход к сервисной модели предоставления ИТ-услуг.
  • Определение стратегии и задач по развитию необходимых кадровых ИТ-ресурсов и позиционированию аутсорсинга.
  • Подготовка документа с описанием стратегии ИТ и представление результатов для формального обсуждения.
  • Организация управленческого процесса поддержания стратегии в актуальном состоянии.

Этот процесс показан на рисунке ниже, подробно отражающем аспекты, связанные с управлением стратегией, и их связь с тактическими вопросами.

Стрелки в левой части этого рисунка отражают факторы (движущие силы), влияющие на стратегию. Это те компоненты, которые составляют суть содержания стратегии. Факторы влияния действуют на стратегию посредством процесса управления стратегией ИТ, который представлен в центре. Стрелки в правой части рисунка, идущие в обратную сторону, представляют элементы контроля, т.е. это обратная связь, которая обеспечивает внесение изменений в стратегию.

Факторы влияния:

  • три ключевых раздела общей стратегии ИТ (изменения в приложениях, управление ИТ-ресурсами и люди) разрабатываются с использованием различных инструментов;
  • требования, которые предъявляются к "верхним" доменам архитектуры (бизнес-архитектура и портфель прикладных систем) задают границы для "нижних" доменов, таких как технологическая архитектура и используемые архитектурные шаблоны;
  • краткое описание стратегии задает общий контекст и перспективу всему процессу;
  • набор финансовых инструментов обеспечивает то, что все решения принимаются с использованием единых принципов, а используемые метрики можно сравнивать между собой;
  • отбор проектов – это та область, где стратегия начинает реализовываться на практике и где намечается практический путь достижения стратегических целей.

Элементы контроля:

  • существует много методов контроля выполнения портфеля проектов. Для этого создано специализированное программное обеспечение, которое, обычно, использует метафору "приборной панели" для отражения состояния дел с проектами (так называемая "project dashboard");
  • схема оплаты за предоставляемые услуги (например, схема, предполагающая отчисления из бюджета подразделений – chargeback) позволяет отслеживать реальные затраты и исполнение бюджета;
  • результатом является информация о проектах, финансовая и нефинансовая, которая может использоваться, например, в системе сбалансированных показателей;
  • система сбалансированных показателей служит инструментом управления, который позволяет отслеживать и управлять достижением целей, стоящих перед предприятием (особенно стратегических целей) и теми работами, которые рассматриваются как критически важные;
  • с учетом этой информации, стратегия подвергается пересмотру для того, чтобы отражать те новые моменты, которые стали очевидными по ходу ее реализации.

Если будут пропущены какие-либо элементы этого процесса, то стратегии в лучшем случае будут малоэффективными, а в худшем – нереализуемыми.

В материале использован практический опыт компании Pba Consult и Интернет-Университета Информационных Технологий.

Информационные технологии успеха