Технологии компании Pba Consult для мониторинга трудоёмкости внутренних процессов повышают общую эффективность организации.

22 августа 2016г.

Решения, связанные с оптимизацией структуры и численности персонала организации, относятся к числу наиболее деликатных областей организационного управления.

Видимая очевидность операционной экономии средств за счёт не до конца продуманного сокращения числа сотрудников может быть не только чревата непредсказуемостью в форме перебоев в протекании чувствительных для функционирования организации внутренних процессов, но и такими последствиями, как критичные финансовые (для коммерческой компании), временны́е (для органа государственного управления) потери, наносящие существенный урон деловой репутации организации. И наоборот, необоснованно высокая численность персонала негативно влияет на конкурентоспособность организации и эффективность её функционирования.

Качество принимаемых решений, определяющих оптимальную численность персонала в организации, удаётся существенно повысить путем аналитических расчётов, процессного подхода и технологий процессного моделирования. Использование строгих методик и достоверных данных о фактической загрузке специалистов организации позволяет подготовить и принять обоснованные решения об оптимизации оргструктуры (не обязательно о ликвидации подразделений) и численности персонала (не обязательно о сокращении сотрудников), в результате которых повысится не только финансовая эффективность функционирования организации, но и его качество.

Управление временем протекания внутренних управленческих процессов в организации позволяет оптимизировать не только скорость, но и способы выполнения сотрудниками необходимой работы. Особенно важным такой тайм-менеджмент является для подразделений, традиционно относимых к «затратным» или «не создающим стоимость» (применительно к коммерческим организациям), как-то: учётным, сервисным и т.п.

Любой внутренний процесс организации состоит из операций/функций, призванных «создавать ценность» в процессе трансформации входов процесса (документы, ресурсы, информация и события разного рода) в его полезные выходы (результаты). Таким образом, рациональная организация (дизайн) процесса имеет значительное влияние на результирующую эффективность функционирования компании или организации.

Рассчитывая и анализируя трудоёмкость внутренних процессов, можно решить такие важные задачи операционного управления, как:

- определение оптимальной численности сотрудников в подразделениях;

- оптимизация логики организации внутренних процессов и способов выполнения составляющих эти процессы операций/функций;

- рациональное внедрение технологий автоматизации процессов;

- определение KPI участников процессов и привязка к ним системы мотивации исполнителей.

Подход Pba Consult к решению задачи повышения эффективности через расчёт и анализ трудоёмкости внутренних процессов организации включает в себя следующие основные методологические составляющие:

- определение перечня внутренних процессов организации (или подразделения организации), подлежащих анализу и улучшению;

- исследование и детализированное (пооперационное) описание каждого из перечня процессов, позволяющее зафиксировать:

  • владельца процесса;
  • место процесса (входы, выходы, участники) в общей совокупности внутренних процессов, составляющих исследуемую область деятельности организации (подразделения);
  • состав (операции, составляющие процесс и взаимосвязи между ними) процесса, содержание и результат каждой из них;
  • способы выполнения операций в процессе «как есть», частоту выполнения операций, возможные значимые задержки выполнения взаимозависимых операций;
  • собственные оценки участников процесса фактической трудоёмкости операций в составе процесса;

- графическое описание (моделирование через построение графических диаграмм с помощью подхода Business Process Model and Notation – BPMN - и адаптированной под потребности организации-заказчика системы графических элементов) процессов «как есть»;

- расчёт общей (пооперационной, с учётом повторений и задержек в исполнении функций) трудоёмкости для каждого процесса;

- анализ рассчитанной трудоёмкости внутренних процессов организации на предмет её соответствия:

  • фактической численности сотрудников («мощности») подразделений, участвующих в процессах;
  • доступным данным об аналогичных показателях внутри отрасли (бенчмаркинг) и среди аналогичных организаций;
  • собственному проектному опыту Pba Consult выполнения аналогичных расчётов и оценок.

Практическим результатом исследования, расчёта и анализа трудоёмкости внутренних процессов организации при таком подходе являются:

- заключение о соответствии численности/состава подразделений возложенному на них объёму функционального исполнения во внутренних процессах организации, рекомендации по изменениям в численности/составе подразделений;

- идентификация «узких мест» в процессах и разработка предложений по методам их «расшивки»;

- предложения по оптимизации структуры и взаимосвязей внутренних процессов;

- предложения по внедрению изменений в порядок и способы выполнения функций для снижения трудоёмкости (ресурсоёмкости) процессов.

Кроме того, при необходимости, на базе имеющейся детальной фактической информации о трудоёмкости внутренних процессов могут быть решены такие задачи, как составление справочника типовых операций внутренних процессов организации, а также нормирование трудоёмкости в процессах для цели последующего управляемого улучшения этого показателя.

По словам генерального директора Pba Consult Кирилла Тюхтикова, «в настоящее время компания Pba Consult выполняет очередной проект описания и расчёта и анализа трудоёмкости внутренних процессов по заказу одной из крупнейших российских производственных компаний, но радует и тот факт, что интерес к решению данной задачи и технологии её решения всё больше проявляют представители не только коммерческих предприятий, но и сектора государственного управления».

Вернуться в архив

Информационные технологии успеха