главная > события > Технологии компании Pba Consult для мониторинга трудоёмкости внутренних процессов повышают общую эффективность организации.

Технологии компании Pba Consult для мониторинга трудоёмкости внутренних процессов повышают общую эффективность организации.

22 августа 2016г.

Решения, связанные с оптимизацией структуры и численности персонала организации, относятся к числу наиболее деликатных областей организационного управления.

Видимая очевидность операционной экономии средств за счёт не до конца продуманного сокращения числа сотрудников может быть не только чревата непредсказуемостью в форме перебоев в протекании чувствительных для функционирования организации внутренних процессов, но и такими последствиями, как критичные финансовые (для коммерческой компании), временны́е (для органа государственного управления) потери, наносящие существенный урон деловой репутации организации. И наоборот, необоснованно высокая численность персонала негативно влияет на конкурентоспособность организации и эффективность её функционирования.

Качество принимаемых решений, определяющих оптимальную численность персонала в организации, удаётся существенно повысить путем аналитических расчётов, процессного подхода и технологий процессного моделирования. Использование строгих методик и достоверных данных о фактической загрузке специалистов организации позволяет подготовить и принять обоснованные решения об оптимизации оргструктуры (не обязательно о ликвидации подразделений) и численности персонала (не обязательно о сокращении сотрудников), в результате которых повысится не только финансовая эффективность функционирования организации, но и его качество.

Управление временем протекания внутренних управленческих процессов в организации позволяет оптимизировать не только скорость, но и способы выполнения сотрудниками необходимой работы. Особенно важным такой тайм-менеджмент является для подразделений, традиционно относимых к «затратным» или «не создающим стоимость» (применительно к коммерческим организациям), как-то: учётным, сервисным и т.п.

Любой внутренний процесс организации состоит из операций/функций, призванных «создавать ценность» в процессе трансформации входов процесса (документы, ресурсы, информация и события разного рода) в его полезные выходы (результаты). Таким образом, рациональная организация (дизайн) процесса имеет значительное влияние на результирующую эффективность функционирования компании или организации.

Рассчитывая и анализируя трудоёмкость внутренних процессов, можно решить такие важные задачи операционного управления, как:

- определение оптимальной численности сотрудников в подразделениях;

- оптимизация логики организации внутренних процессов и способов выполнения составляющих эти процессы операций/функций;

- рациональное внедрение технологий автоматизации процессов;

- определение KPI участников процессов и привязка к ним системы мотивации исполнителей.

Подход Pba Consult к решению задачи повышения эффективности через расчёт и анализ трудоёмкости внутренних процессов организации включает в себя следующие основные методологические составляющие:

- определение перечня внутренних процессов организации (или подразделения организации), подлежащих анализу и улучшению;

- исследование и детализированное (пооперационное) описание каждого из перечня процессов, позволяющее зафиксировать:

• владельца процесса;
• место процесса (входы, выходы, участники) в общей совокупности внутренних процессов, составляющих исследуемую область деятельности организации (подразделения);
• состав (операции, составляющие процесс и взаимосвязи между ними) процесса, содержание и результат каждой из них;
• способы выполнения операций в процессе «как есть», частоту выполнения операций, возможные значимые задержки выполнения взаимозависимых операций;
• собственные оценки участников процесса фактической трудоёмкости операций в составе процесса;

- графическое описание (моделирование через построение графических диаграмм с помощью подхода Business Process Model and Notation – BPMN - и адаптированной под потребности организации-заказчика системы графических элементов) процессов «как есть»;

- расчёт общей (пооперационной, с учётом повторений и задержек в исполнении функций) трудоёмкости для каждого процесса;

- анализ рассчитанной трудоёмкости внутренних процессов организации на предмет её соответствия:

• фактической численности сотрудников («мощности») подразделений, участвующих в процессах;
• доступным данным об аналогичных показателях внутри отрасли (бенчмаркинг) и среди аналогичных организаций;
• собственному проектному опыту Pba Consult выполнения аналогичных расчётов и оценок.

Практическим результатом исследования, расчёта и анализа трудоёмкости внутренних процессов организации при таком подходе являются:

- заключение о соответствии численности/состава подразделений возложенному на них объёму функционального исполнения во внутренних процессах организации, рекомендации по изменениям в численности/составе подразделений;

- идентификация «узких мест» в процессах и разработка предложений по методам их «расшивки»;

- предложения по оптимизации структуры и взаимосвязей внутренних процессов;

- предложения по внедрению изменений в порядок и способы выполнения функций для снижения трудоёмкости (ресурсоёмкости) процессов.

Кроме того, при необходимости, на базе имеющейся детальной фактической информации о трудоёмкости внутренних процессов могут быть решены такие задачи, как составление справочника типовых операций внутренних процессов организации, а также нормирование трудоёмкости в процессах для цели последующего управляемого улучшения этого показателя.

По словам генерального директора Pba Consult Кирилла Тюхтикова, «в настоящее время компания Pba Consult выполняет очередной проект описания и расчёта и анализа трудоёмкости внутренних процессов по заказу одной из крупнейших российских производственных компаний, но радует и тот факт, что интерес к решению данной задачи и технологии её решения всё больше проявляют представители не только коммерческих предприятий, но и сектора государственного управления».

Вернуться в архив