Модель Общего Центра финансового Обслуживания (ОЦФО или ОЦО), применяемая во многих западных корпорациях, давно нашла своё применение и в России. Крупным российским компаниям эта схема организации операций позволяет как существенно сэкономить на издержках, так и сделать систему финансового управления холдингом прозрачней. Суть модели Общего Центра финансового Обслуживания заключается в передаче типовых оперативных функций (в частности, функций ведения бухгалтерского, налогового и управленческого учёта, начисления заработной платы и пр.) предприятий или подразделений холдинга специализированному общему центру (дочерней или внешней независимой компании) с тем, чтобы отдельные бизнес-единицы могли сосредоточить свои ресурсы и усилия на решении целевых задач основного бизнеса. Такую централизацию учётной функции, в зависимости от того внутренняя она или внешняя, называют «инсорсингом» или «внутренним аутсорсингом». В этой модели Общий Центр Обслуживания (ОЦО), фактически, предоставляет бизнес-единицам холдинга услуги по ведению учётных операций на договорной основе за вознаграждение. Вполне естественно, что во главу угла в такой модели организации корпоративного учёта встаёт стоимость, а, следовательно, и себестоимость оказываемых ОЦО услуг.
Одной из наиболее весомых составляющих, определяющих себестоимость услуг, оказываемых Общим Центром Обслуживания своим «клиентам», является непосредственная (прямая) трудоёмкость учётных процессов (процедур, операций), выполняемых специалистами ОЦО (в случае инсорсинга или аутсорсинга учётной функции – бухгалтерами ОЦО) в интересах предприятий/подразделений, обслуживаемых ОЦО.
Именно оценке и минимизации этой существенной составляющей себестоимости услуг ОЦО в настоящее время посвящены усилия руководителей многих Общих Центров Обслуживания, как самостоятельных бизнес-единиц или независимых компаний.
Рассказывает Алексей Полевой, Руководитель проектов компании Pba Consult.
«Для точной оценки трудозатрат собственных специалистов и обоснования стоимости услуг ОЦО для «клиентов» необходимо решить следующие задачи:
- разделить (в соответствии с выбранными критериями) весь спектр учётных процессов ОЦО на операции, имеющие чётко обозначенные границы и измеряемую трудоёмкость,
- определить трудоёмкости выполнения каждой из операций с учётом выбранных критериев деления,
- проконтролировать (оценить) и скорректировать измеренные фактические значения трудоёмкости операций в рамках учётных процессов ОЦО.
При решении данной задачи «своими силами» (силами специалистов Общего Центра Обслуживания) обычно возникают трудности следующего порядка:
- большая часть операций ОЦО имеет ненормируемую трудоёмкость, т.е. трудозатраты на выполнение одной и той же операции могут объективно отличаться в несколько раз в зависимости от набора дополнительных условий,
- попытки замеров фактической трудоёмкости учётных операций наталкиваются на внутреннее противодействие их проведению в силу традиционной инертности подразделений и отдельных сотрудников ОЦО, заинтересованных в завышении нормативов трудоёмкости,
- отсутствует достаточный объём собранных фактических статистических данных для анализа.
В связи с этим, такие попытки измерения трудоёмкости ОЦО «своими силами» дают существенно искажённый результат, а именно:
- для ненормируемых по трудоёмкости операций в качестве контрольного (нормативного) используется значение трудоёмкости, не отражающее реальных трудозатрат на выполнение операции, которые могут в среднем оказаться как больше, так и меньше контрольного значения,
- для операций, имеющих фиксированную трудоёмкость, её контрольные значения в среднем оказываются завышенными - сказывается личная заинтересованность сотрудников и руководителей подразделений в результатах подобного исследования,
- хронометраж времени выполнения операций сотрудниками происходит крайне медленно, поэтому контрольные значения зачастую рассчитываются на базе недостаточной статистики фактически выполненных измерений.»
Подход компании Pba Consult к решению задачи достоверной оценки трудоёмкости учётных операций, выполняемых специалистами Общего Центра Обслуживания, в отличие от традиционных методов, позволяет:
- вовлечь в процесс сбора статистических данных о трудоёмкости процесса максимальное количество сотрудников ОЦО, обеспечив достаточную базу для качественного статистического анализа,
- провести исследование в сжатые сроки, захватив при этом и периоды наибольшей активности сотрудников (так называемые «пиковые», например, моменты закрытия учётного периода или подготовки фискальной отчётности),
- организовать процесс регистрации первичных статистических данных максимально удобно для участников измерений и с помощью наиболее привычного им инструментария, обеспечить участников изменений пошаговыми инструкциями и организовать многоуровневое обучение таким образом, чтобы обеспечить эффективное распространение знаний о методике измерений между участниками и их взаимную поддержку друг друга в процессе сбора статистики о трудоёмкости,
- организовать защиту и хранение собранных статистических данных таким образом, чтобы исключить «подгонку» фактических результатов под «желаемые».
Применяемые экспертами Pba Consult методика и автоматизированная технология сбора и оценки данных о трудоёмкости учётных процессов Общего Центра Обслуживания дают возможность:
- собрать значительный массив достоверных статистических данных, позволяющий делать действительно объективные выводы о реальной трудоёмкости учётных процессов ОЦО,
- выработать критерии, позволяющие исключить явно ошибочные результаты измерений и их влияние на итоговую статистику,
- обучить методике и технологии измерений, оперативно вовлечь в процесс значительное число (сотни специалистов) её участников, собрать данные в короткие сроки, обеспечив высокую степень успешности выполнения своей функции по сбору данных каждым участником,
- выявить на базе собранной статистики группу учётных процессов со значительно завышенными нормативами их выполнения,
- собрать данные о фактической трудоёмкости и тех операций, для которых на момент начала проекта отсутствовали контрольные значения трудоёмкости. В дальнейшем эти данные могут использоваться Заказчиком при расчёте соответствующих нормативов ОЦО.
Таким образом, качество, объективность и экономическая эффективность проводимых исследования и анализа трудоёмкости учётных процедур ОЦО обеспечены как отсутствием заинтересованности Pba Consult (независимого внешнего консультанта) в искажении результатов исследований, так и действительно значительным числом измерений по каждой операции, выполнявшейся в контрольный период. Ведь для ручного хронометрирования в целях сбора аналогичной статистики потребовалось бы привлечь десятки специалистов, существенно увеличив, таким образом, затратность подобного рода исследований. В случае же применения технологии автоматизированного сбора и анализа данных о трудоёмкости и эффективности организации внутренних учётных процессов появляется возможность за относительно короткое время и в рамках оптимального бюджета получить важнейшую информацию, необходимую высшему менеджменту Общего Центра Обслуживания для принятия обоснованных решений по повышению эффективности внутренней организации ОЦО как важнейшего элемента операционной деятельности любой крупной компании.
предложения, позволяющие компании Pba Consult быть универсальным
источником удовлетворения Ваших информационных потребностей.
