Интеллектуальное электронное хранилище документов (iЭХД) для системы управления ресурсами предприятия

Потребности в интегрированном хранилище электронных документов и границы функциональности ERP-систем
iЭХД как необходимое функциональное завершение комплексной системы управления ресурсами
Основные возможности и ключевые пользователи iЭХД
Результаты и эффекты от использования iЭХД, интегрированного c ERP
Уникальные преимущества iЭХД на базе DIRECTUM для «ПАРУС-Предприятие 8»

Потребность в интегрированном хранилище электронных документов и границы функциональности традиционных ERP-систем

Большинство крупных коммерческих и государственных предприятий и организаций, промышленных корпораций и холдинговых структур используют для автоматизации внутренних учётных и управленческих процессов комплексные информационные системы, традиционно определяемые экспертами, как системы планирования/управления ресурсами (Enterprise Resource Planning, ERP). Будь то автоматизация финансовых, логистических, производственных процессов или процессов управления человеческим потенциалом, отношениями (с клиентами, поставщиками, инвесторами), - считается, что реализующая эту автоматизацию функциональность лежит в программных границах ERP-систем.

Диапазон функциональных возможностей присутствующих на рынке транзакционных программных платформ класса ERP широк и варьируется в зависимости от подхода производителей ПП к автоматизации, их оценок приоритетности тех или иных внутренних процессов, а также степени влияния этих процессов на общую эффективность деятельности предприятия или организации.

Однако, традиционные учётно-управленческие системы, в соответствии с основной парадигмой принадлежности к классу ERP, решают задачу фиксации планового или фактического события финансово-хозяйственной деятельности организации на базе формальных первичных документов (точнее, информации из этих документов), не рассматривая при этом задачу обработки и хранения самих таких документов в структурированной форме и электронном виде, наиболее пригодном для эффективного повторного использования. Решение такой наиважнейшей задачи в большинстве случаев лежит за традиционными границами функциональности ERP-систем, и довольно часто такое решение реализуется либо полностью «ручным способом», либо в существенном отрыве от процессов, «протекающих» в среде учётно-управленческой системы.

Примерами, иллюстрирующими важность решения задачи интеллектуальной обработки и хранения электронных первичных документов внутри единого информационного пространства корпоративной системы управления ресурсами, могут служить следующие типовые ситуации:

  • поиск «добросовестно учтённого» в корпоративной учётно-управленческой системе первичного документа занимает неприемлемо много времени или становится невозможным из-за утраты такового;
  • оперативное предоставление отобранного по набору определенных критериев массива первичных документов по запросу проверяющих органов или внешних консультантов/аудиторов требует перехода учётных служб в режим авральной работы для своевременного исполнения запроса;
  • необходимость снижения сроков подготовки отчётности за период (например, для публикации на биржах или предоставления акционерам) упирается в неснижаемый объём технической работы, обусловленной отсутствием у готовящих корпоративную отчётность на базе ERP специалистов доступа к первичным документам в режиме on-demand;
  • непосредственный оперативный доступ к первичному документу (или его передачу) в рамках повседневной деятельности, требующей внутреннего взаимодействия специалистов организационно и территориально распределенных подразделений организаций, организовать невозможно;
  • попытки унификации и централизации внутренних процедур и контролей натыкаются на препятствия в виде отсутствия оперативного доступа к образам первичных документов, определяющих течение учётных процессов;
  • регулярные временные издержки на поиск документарных «первоисточников» учётных операций (в т.ч. «бумажных» оригиналов документов) порождает дублирование функций и следующие их них ресурсные потери.

Дополнение привычного единого информационного пространства учётно-управленческой (или ERP) системы функциональностью интеллектуального электронного хранилища корпоративных документов придаёт системе управления ресурсами предприятия завершённый вид, значительно повышая её ценность и эффективность, как важнейшего информационного актива организации.

iЭХД как необходимое функциональное завершение комплексной системы управления ресурсами предприятия

Дополнение любой, самой широкой по функциональности комплексной учётно-управленческой (ERP или “ERP-подобной”) транзакционной системы предприятия или организации, автоматизированными возможностями ведения интеллектуального электронного хранилища документов (iЭХД) придаёт целостность информационному пространству системы и значительно повышает её ценность, как программно-технологического актива, т.к. существенно увеличивает отдачу от вложенных в неё инвестиций.

Построение iЭХД, «бесшовно» интегрированного с информационной системой управления ресурсами, позволяет не только ликвидировать зависимость жизненного цикла полной (включающей образы первичных документов) электронной учётной информации от жизненного цикла соответствующей информации «бумажной» (что само по себе значительно повышает эффективность организации и скорость протекания внутренних процессов), но и снизить риски, связанные с хранением документов, оперативным обращением к ним (как первоисточникам и основаниям деловых операций), возможными ошибками при отработке документов учётными процедурами, а также избежать применения санкций, как следствия таких ошибок.

Практическая реализация подобной iЭХД функциональности непосредственно в среде учётно-управленческой (ERP) информационной системы в большинстве случаев является неэффективной по следующим причинам:

  • «ERP-подобные» информационные системы, в силу своей исторической сущности, имеют архитектуру и бизнес-логику, мало пригодные для организации полноценного управления жизненным циклом документов (docflow);
  • число участников жизненного цикла типового электронного документа в «типовой» организации довольно значительно, поэтому подключение этих участников в качестве пользователей именно к «ERP-подобной» системе влечёт весьма существенные затраты на лицензирование таких подключений. Эта проблема не стоит так остро, когда docflow финансово-хозяйственных электронных документов организуется на базе специализированных программных платформ с существенно более низкой стоимостью владения;
  • способы размещения электронных документов в корпоративной базе данных, предлагаемые большинством «ERP-подобных» информационных систем, ведут к быстрому и существенному росту объёмов БД и, как следствие, к снижению быстродействия учётно-управленческой системы в целом.

Появление у корпоративной информационной системы (КИС)  предприятия (организации) такого функционального расширения, как iЭХД, предоставляет современное технологичное решение для решения таких важных задач, как:

  • исключение потерь первичных документов, влекущих за собой снижение достоверности учётной и управленческой информации;
  • повышение доступности учётных данных и первичной документации, кардинальное снижение затрат на подбор и подготовку (массовую печать или выгрузку в электронном виде) оригиналов и копий документов для налоговых и аудиторских проверок;
  • повышение качества, стандартизация (при необходимости – полная централизация) учётных процессов, процедур и встроенных контролей;
  • сокращение численности сотрудников учётных подразделений, расходов на услуги внешних консультантов;
  • устранение дублирования функций;
  • снижение рисков, связанных с формированием финансовой отчетности;
  • повышение гибкости учётной модели для поддержания развития / изменений бизнеса и минимизации стоимости преобразований и реформаций;
  • инсорсинг или аутсорсинг функции электронной обработки (сканирование, извлечение, валидация, ввод информации в учётную систему) и хранения корпоративных  документов (при необходимости).

Развёртывание интеллектуального электронного хранилища документов (iЭХД) в едином информационном пространстве с ИС предприятия (организации) обеспечивает постоянное наличие любого учётного документа «под рукой» с возможностью оперативного обращения к нему и к его жизненному циклу для любого специалиста предприятия, наделенного соответствующими полномочиями, а также полную синхронизацию жизненного цикла образа документа с жизненным циклом содержащихся в документе учётных данных.

Основные возможности и ключевые пользователи iЭХД

Жизненный цикл любого первичного финансово-хозяйственного документа (накладной поставщика, договора, входящего счета на оплату, акта сдачи-приёмки и т.п.), подлежащего учёту, в общем случае состоит из следующих основных фаз:

  • поступление оригинала документа в организацию (оперативное производственное или учётное (фронт-офис) подразделение);
  • ввод информации из документа в информационную систему для обработки;
  • проверка введённой в информационную систему информации («принятие документа к учёту» или, возможно, «согласование документа»);
  • отработка информации из документа (отработка документа) по правилам учётной системы (отражение в системе факта хозяйственной деятельности по документу); понятие отработки может включать в себя необходимые корректировки, а также возможное сторнирование / аннулирование документа в отдельных ситуациях;
  • размещение документа в архиве организации;
  • обращения к документу в архиве при необходимости.

Программное решение «Интеллектуальное электронное хранилище документов» (iЭХД) на базе платформы DIRECTUM, интегрированное с используемой предприятием (организацией) учётно-управленческой или ERP системой, позволяет реализовать полный жизненный цикл финансово-хозяйственного документа (при необходимости – пакета или пачки связанных документов) любой «траектории», предоставляя специалистам, осуществляющим этот жизненный цикл, следующие функциональные возможности:

  • перевод бумажного оригинала документа в электронный вид (создание сканированного образа документа – электронного документа);
  • размещение электронного документа в базе данных iЭХД;
  • извлечение информации из документа и ввод её в учётную карточку документа в среде iЭХД, ввод архивных атрибутов (дело, место хранения, пр.) бумажного документа для облегчения будущих обращений к оригиналу документа, хранящегося в бумажном архиве, при необходимости (по сути – информационная поддержка внеофисного хранения бумажных оригиналов документов);
  • валидация (проверка) извлечённой из документа информации;
  • согласование, утверждение документа в соответствии с принятой на предприятии (в организации) процедурой (в т.ч. работа с массивом документов), т.е. электронная отработка жизненного цикла документа по маршруту любой конфигурации и степени сложности;
  • передача информации из документа из iЭХД в учётно-управленческую систему и обратно;
  • быстрый поиск документа по его атрибутам в среде iЭХД;
  • хранение истории жизненного цикла документа в организации (audit trail);
  • оперативная подготовка (массовая печать, массовая выгрузка по определённым признакам) документов для налоговых и аудиторских проверок;
  • быстрое обращение к образу электронного документа непосредственно из программной среды КИС / ERP;
  • организация территориально распределённой работы с электронным документом на протяжении его жизненного цикла.

Ключевыми пользователями решения «Интеллектуальное электронное хранилище документов» (iЭХД) в организации, получающими непосредственные преимущества для своей регулярной работы, а также «бенефициарами» эффектов и новых возможностей, привносимых iЭХД в учётно-управленческую информационную среду организации, являются:

  • специалисты «фронт-офисных» служб (в зависимости от функциональной организации являющихся частью производственных или, наоборот, учётных подразделений предприятия), выполняющие ввод первичных документов в автоматизированную систему;
  • специалисты учётных подразделений, выполняющих действия по отработке документов в автоматизированной системе;
  • «кураторы» документов (специалисты, отвечающие за отношения с контрагентами предприятия, оформляемые документами), получающие мощный инструмент оперативного управления информации о «своих» сделках;
  • специалисты финансовых подразделений, занимающиеся подготовкой и анализом отчетности, а также взаимодействием с проверяющими инстанциями;
  • руководители предприятия (организации), приобретающие возможность более оперативного доступа к достоверной финансово-хозяйственной информации, а также потенциал снижения стоимости внутренних процессов, связанных с документооборотом и групповой работой.

Результаты и эффекты от использования iЭХД, интегрированного с ERP 

Дополнение информационного пространства учётно-управленческой или ERP интегрированным с ней «Интеллектуальным электронным хранилищем документов» (iЭХД) позволяет предприятиям и организациям получить:

  • фиксацию и прозрачность всех этапов жизненного цикла каждого документа, отражающего факт хозяйственной деятельности, для любого пользователя интегрированной системы «iЭХД+ERP»;
  • эффективную систему ответственности участников жизненного цикла документа за каждую операцию с документом (сканирование и ввод, проверка, согласование, утверждение, отработка в учёте и пр.), комплектность и целостность;
  • снижение трудоёмкости и стоимости подготовки к налоговым и аудиторским проверкам и минимизацию рисков несвоевременного предоставления первичных документов для налоговых инспекторов;
  • ощутимое сокращение трудозатрат и длительности проведения сверок с контрагентами для выявления задолженностей;
  • исключение потерь документов и резкое сокращение общего времени поиска запрошенного документа и предоставления (печати, выгрузки, в том числе массовой) его скан-копии за счёт отказа от работы с бумажными оригиналами и использования вычислительных мощностей программного инструмента iЭХД;
  • значимое сокращение затрат на расходные материалы при подготовке (печати, комплектовании) и пересылках бумажных документов как внутри организации (между территориально распределёнными подразделениями), так и между организацией и её контрагентами.

Уникальные преимущества iЭХД на базе DIRECTUM для «ПАРУС-Предприятие 8» 

Наиболее полно и очевидно уникальные преимущества и эффективность дополнения учётно-управленческой или ERP системы «Интеллектуальным электронным хранилищем документов» демонстрирует решение iЭХД на базе DIRECTUM в интеграции с системой «ПАРУС-Предприятие 8».

Уникальные функциональные преимущества iЭХД DIRECTUM для «ПАРУС»:

  • позволяет организовать общее электронное хранилище финансово-хозяйственных документов и операционных документов другой природы (писем, служебных записок, приказов, протоколов, заявок, заявки и т.п.) в единой информационной среде (DIRECTUM), а также при необходимости установить смысловые связи между ними,
  • обеспечивает качественно более высокий уровень маршрутизации (рассмотрения, согласования, утверждения и т.п.) жизненных циклов документов;
  • даёт возможность использования развитого функционала управления электронными документами платформы DIRECTUM, в том числе возможности вызова необходимых функций и обращения к образам электронных документов, хранящихся в iЭХД, непосредственно из программной среды «ПАРУС-Предприятие 8»;
  • предоставляет в распоряжение конечных пользователей мощные возможности DIRECTUM для поиска электронных документов, выгрузки и массовой печати электронных документов, отобранных по определённым критериям,
  • позволяет расширить функциональность электронного хранилища автоматизированными функциями перевода бумажных документов в электронный вид, извлечения из них информации и размещёния её в среде (учётных карточках) iЭХД;
  • даёт продвинутый инструмент унификации и централизации процедур отработки документов для повышения скорости и бесперебойности протекания учётных процессов;
  • предоставляет возможность, при необходимости, обращаться (в том числе, непосредственно из программной среды «ПАРУС») к различным версиям (помимо окончательной) электронного документа, размещенного в среде iЭХД;
  • существенно облегчает поиск «бумажных» оригиналов документов при возникновении такой необходимости;
  • кардинально снижает трудозатраты и время на подготовку финансово-хозяйственной отчётности предприятия или организации.

Уникальные технологические преимущества iЭХД DIRECTUM для «ПАРУС»:

  • позволяет размещать хранить электронные финансово-хозяйственные документы и их версии как в базе данных DIRECTUM, так и вне её (внешнем файловом хранилище под управлением iЭХД), в том числе, при необходимости, в распределённом хранилище, не «утяжеляя» файлами электронных документов базу данных «ПАРУС», но полностью сохраняя связи документов в iЭХД с записями в системе «ПАРУС-Предприятие 8»;
  • посредством встраивания специализированных («пользовательских») функциональных разделов в среду «ПАРУС-Предприятие 8» даёт возможность посредством iЭХД оперировать любыми типами документов, а не только теми, что являются объектами регистрации и отработки (учёта) в «ПАРУСе» (например, предоставленные в бухгалтерию документы по потреблённым объёмам элекроэнергии, воды и т.п. в разрезе цехов и установок для расчёта себестоимости производства за период);
  • предоставляет лёгкий доступ к образам электронных документов, хранящихся в iЭХД, непосредственно из пользовательского интерфейса любого функционального модуля «ПАРУС-Предприятие 8»;
  • обеспечивает для iЭХД всю мощность и масштабируемость механизмов управления электронными документами, присущие docflow-платформе DIRECTUM, широко используемой и многократно успешно применённой в различных отраслях;
  • облегчает процессы развёртывания, внедрения и администрирования функциональности архива финансово-хозяйственных электронных документов и даёт возможность, при необходимости (например, при влиянии фактора географической распределённости организации), создать распределённое их хранилище.

Уникальные экономические и прочие преимущества iЭХД DIRECTUM для ПАРУС:

  • снижает стоимость закупки (лицензирования) промышленного программного обеспечения для создания электронного архива финансово-хозяйственных документов;
  • снижает стоимость владения (администрирования, аппаратного обеспечения, технической поддержки производителем платформы) электронным архивом финансово-хозяйственных документов;
  • минимизирует риски сбоев в работе корпоративной информационной системы и связанные с такими рисками информационные и финансовые потери.
Информационные технологии успеха