Управление деловыми процессами

Основа любой действующей организации – это деловые процессы (подготовка и согласование документов, выполнение распоряжений и решений совещаний, обсуждение предложений, оформление и оплата поставок и пр.). Большинство бизнес-процессов регламентировано нормативными документами (внутренними стандартами предприятия, положениями, уставами, приказами и т.д.), и прохождение этих процессов должно строго соблюдаться и контролироваться. При этом бывает сложно отследить и проверить работу сотрудников, оценить загруженность персонала, то есть добиться эффективного управления бизнес-процессами. Зачастую сотрудниками организации не соблюдаются определенные правила при исполнении своих служебных обязанностей, что негативно сказывается на эффективности работы и репутации компании.

Система управления электронным документооборотом и взаимодействием решает эти проблемы автоматизацией процессов создания, обработки и движения документов (docflow). Кроме того, реализованный в системе бизнес-ориентированный механизм управления потоками работ (workflow) позволяет автоматизировать  бизнес-процессы, не связанные с документами. В этом случае информация и задания передаются для выполнения необходимых действий от одного участника процесса к другому в соответствии с определенными правилами, при этом часть этапов процесса может обрабатываться системой автоматически.

Для улучшения взаимодействия между сотрудниками в ходе бизнес-процессов и повышения эффективности работы организации в системе имеется модуль «Управление деловыми процессами».

Основные принципы работы

В терминах системы DIRECTUM в основе любого взаимодействия двух или более сотрудников всегда лежит какая-либо задача. Задачей назван некоторый объём работ, определяемый инициатором (задачи), который нужно выполнить. Последовательность исполнения задачи определяется маршрутом, задаваемым инициатором. Маршрут задачи может задаваться вручную или с использованием типового маршрута. Маршруты в системе состоят их этапов. Маршрутизация для выполнения задачи может быть параллельной, последовательной или сложной, когда можно задать последовательно-параллельный маршрут выполнения задачи.

В процессе выполнения задачи в системе на каждом этапе её маршрута появляются задания или уведомления участникам процесса, или выполняется заданный сценарий. Сценарий позволяет автоматически совершать различные действия над объектами системы (переносить данные в смежную систему, изменять состояние версий и стадий жизненного цикла документа, менять записи справочников, автоматически создавать документы и др.).

Для управления бизнес-процессами, подлежащими жесткой регламентации или часто повторяемыми, в системе могут быть настроены типовые маршруты. Механизм типовых маршрутов является мощным инструментом для автоматизированного создания задач в соответствии с заданными бизнес-правилами любой сложности. С помощью типового маршрута автоматически задается список исполнителей, могут заполняться любые поля задачи (например, текст или тема), считывается информация из вложений и связанных объектов (задач, подзадач, электронных документов, справочников).

Выделяется два вида типовых маршрутов – свободные и жесткие, каждый из которых формируется определенным набором блоков.

Свободные типовые маршруты позволяют пользователю создавать задачи по определенному шаблону и могут использоваться, например, для часто повторяемых процессов (рассылка приказа по руководителям подразделений, подготовка служебной записки и т.д.). Поля задачи, заполненные при выборе свободного типового маршрута, можно скорректировать вручную, изменив исполнителей, сроки, тему задачи и т.д.

Жесткие типовые маршруты используются для строго регламентированных процессов, отходить от которых сотрудники не имеют права. Основой жестких типовых маршрутов является описание логики бизнес-процессов, схема которых может динамически изменяться в зависимости от результатов выполнения предыдущих этапов маршрута. Для жестких маршрутов задается расширенный набор возможных этапов за счет использования базовых блоков: появляются условия переходов, сценарии на внутреннем языке, специальные блоки ожидания, мониторинга событий.

Для формирования типовых маршрутов также могут использоваться специализированные прикладные блоки. Библиотека блоков содержит несколько десятков разработанных прикладных блоков и постоянно пополняется. За счет этого, в частности, возможна удобная интеграция с ERP-системами (например, создание договора в ERP-системе после согласования и подписания ЭП его текста в системе электронного документооборота и взаимодействия).

Отправка задач по типовому маршруту возможна как вручную, так и в результате запуска Мастера действий, автоматизирующего определенный участок работы с договорами и организационно-распорядительными документами. Запрошенные мастером действий параметры автоматически подставятся не только в создаваемый документ, но и в параметры типового маршрута. Результатом работы мастера будет документ, созданный на базе документа, а также стартованная от имени пользователя задача.

Для хранения задач и заданий в системе выделены личные папки пользователя. Папка «Входящие» предназначена для заданий, которые приходят на исполнение пользователю. Папка «Исходящие» содержит задачи, которые создает пользователь.

Внутри данных папок пользователь может создать собственные папки для того, чтобы упорядочить объем работ к исполнению, кроме того для структурирования задач и заданий он может использовать сортировку и фильтрацию по заданным критериям (Тема, Инициатор, Срок и т.д.). Пользователь может также создать папки поиска для задач и заданий. Для таких папок определяются критерии поиска, по которым формируется содержимое папки. При этом содержимое папки актуализируется при каждом ее открытии.

Доступный и понятный интерфейс позволяет пользователю легко адаптироваться к работе в системе.

Создание задач и контроль исполнения

Каждый пользователь в системе может инициировать создание задачи, при этом состав участников задачи может быть назначен вручную или с использованием типовых маршрутов. Кроме того, для задачи могут указываться наблюдатели – условно-пассивные участники задачи, которые не являются исполнителями, но, тем не менее, получают информационные сообщения по ходу выполнения задачи и по желанию могут вмешаться в процесс ее выполнения.

В задачу может быть добавлено любое количество вложений: электронных документов, папок, задач, заданий и записей справочников системы. Это обеспечивает удобное открытие объектов системы, в частности, документов, связанных с выполнением работ по задаче, непосредственно из задания, полученного исполнителем.

В тексте задачи и задания автоматически проверяется орфография. Также при проверке орфографии имеется возможность добавлять новые слова в пользовательский словарь.

В ходе следования задачи по маршруту исполнители получают задания, которые помещаются в их папки «Входящие», и выполняют эти задания. Чтобы повысить оперативность выполнения типовых задач (например, рассмотрение договора), исполнитель может использовать в ответе на задачу автотекст (например, «рассмотреть возможность продления договора»). Автотекст настраивается администратором системы или лично пользователем.

При необходимости исполнители могут создавать подзадачи, например, для передачи части работ другому исполнителю. При этом содержание подзадач включается в содержание самой задачи. Так образуется многоуровневая структура подзадач, которая, на усмотрение пользователя, может отображаться либо в виде цельного текста, либо в виде «дерева» с возможностью сворачивания и разворачивания содержания подзадач. Кроме того, дерево задач доступно для любого объекта системы (документа, записи справочника); по дереву задач можно проследить все выполняемые, скажем, по объекту, работы. Возможность открытия дерева задач в отдельном окне из проводника системы позволяет работать без открытия карточки задачи или задания, что повышает оперативность и удобство работы пользователя.

Если в процессе выполнения задания сотрудник-исполнитель должен подготовить какой-либо документ, то этот документ вкладывается в задание, после чего любой следующий участник процесса при наличии у него прав может легко с ним ознакомиться, высказать замечания и т.д.

Каждое задание и каждый его этап могут иметь свой контрольный срок – дату и время, до которого они должны быть выполнены. Если задание не выполнено вовремя, оно автоматически помечается как просроченное (выделяется красным цветом). Кроме того, свой контрольный срок существует и для задачи; инициатор также может быстро найти просроченные задачи.

Запланировать время, когда пользователю необходимо вернуться к выполнению или контролю задачи/задания, можно с помощью установки в системе напоминаний о подходе срока задачи/задания. Напоминание может быть установлено как на конкретные дату и время, так и на относительные (например, через 1 час).

Управление бизнес-процессами подразумевает не только выдачу заданий сотрудникам, но и контроль выполнения задачи. По итогам выполнения всех заданий, если это необходимо, задача возвращается инициатору, он осуществляет ее приемку (контроль) и, при необходимости, может отправить задачу на доработку.

Инициатор задачи (или его замещающий) в любой момент времени может на закладке «Состояние» или на графической схеме посмотреть, на каком этапе выполнения находится задача, определить исполнителей, задерживающих выполнение работы, и принять соответствующее решение, как-то: изменить схему движения документов для ускорения процессов; назначить другого исполнителя; прервать выполнение задания в случае, когда работу необходимо приостановить или отложить (чтобы продолжить в нужный момент) и т.п.

Электронная подпись в задачах и заданиях

Для удостоверения и гарантии подлинности задач и заданий, а также содержащейся в них информации, в системе электронного документооборота и управления взаимодействием может использоваться электронная подпись (ЭП).

Инициатор задачи может подписать ее текст ЭП. В процессе выполнения задачи исполнители также могут воспользоваться ЭП и подписать свои комментарии в тексте заданий (если у исполнителя есть ЭП, и такая возможность предусмотрена задачей).

При необходимости инициатор задачи может потребовать от исполнителей обязательного подписания ЭП своих заданий при выполнении. В этом случае, если у исполнителя есть ЭП, он не сможет выполнить задание, не подтвердив своей подписью достоверность комментария в тексте задания.

Пользователи могут настроить для себя автоматическое подписание всех выполняемых ими заданий. При этом при подписании задачи или задания подписываются только те тексты, которые уже не будут меняться (т.е. не подписываются тексты задач на инициализации и тексты незавершенных заданий).

Подписанные ЭП тексты могут быть проверены на достоверность как вручную пользователем, так и автоматически (если это предусматривается настройками системы).

Шифрование задач

Для дополнительной защиты всего семейства задач в системе электронного документооборота и управления взаимодействием предусмотрена возможность их шифрования. Чтобы прочитать зашифрованный текст задачи, пользователь должен иметь права на задачу, личный сертификат шифрования, зарегистрированный в системе или пароль зашифрованной задачи.

Для задач, как и для документов, предусмотрено два способа шифрования: на основе сертификата и с паролем.

Анализ бизнес-процессов организации

Механизмы системы электронного документооборота и управления взаимодействием позволяют получать статистические данные о протекании бизнес-процессов и анализировать их. Типовым показателем для такого анализа часто является средняя длительность итерации по этапам типового маршрута в разрезе видов документов-вложений.

Результаты анализа используются для оптимизации управления бизнес-процессами. Это позволяет своевременно определить необходимость изменений, четко сформулировать цели и, в конечном счете, добиться максимальной продуктивности такой оптимизации.

При необходимости проанализировать бизнес-процесс для типового маршрута в системе включается режим сбора статистики. Статистические данные собираются из блоков типового маршрута благодаря встроенной в блоки функции-регистратора. Эти данные преобразуются в форму, удобную для анализа, и дополняются данными из задействованных в процессе документов и справочников, данными о пользователях. Все собранные данные обрабатываются аналитиком. При этом аналитик может использовать как встроенные отчеты системы, так и внешние средства моделирования и анализа бизнес-процессов.

Анализ данных позволяет, к примеру, установить, какой этап согласования является самым длительным, в каких отделах нарушались сроки согласования, сколько итераций согласования прошел документ и т.п.

Возможности поиска

Система электронного документооборота и управления взаимодействием предоставляет широкие возможности поиска задач и заданий по различным атрибутам (в том числе по содержанию текста задачи).

Существует возможность быстро найти все задачи, связанные с тем или иным электронным документом или записью справочника, чтобы посмотреть, к примеру, маршрут согласования и переписку сотрудников по задаче.

Также в системе предусмотрены специализированные папки поиска для задач, аналогичные папкам поиска документов. Администраторами могут быть настроены дополнительные поиски по необходимым критериям.

Преимущества подхода к управлению деловыми процессами в системе

Таким образом, система электронного документооборота и управления взаимодействием выводит управление внутренними процессами организации на новый уровень, повышая эффективность как описания и поддержки деловых процессов, так и их выполнения за счет:

  • ускорения выполнения деловых процессов;
  • уменьшения времени выполнения функций в точках процессов;
  •  автоматизации отдельных этапов задач;
  •  возможности отслеживания состояния каждой задачи;
  • анализа статистики выполнения деловых процессов;
  •  повышения качества контроля исполнительской дисциплины;
  • возможности быстрого анализа загруженности сотрудников и результативности их работы;
  • управления созданием, развитием и поддержкой единого списка автоматизированных деловых процессов;
  • возможности быстрой автоматизации новых процессов с использованием как универсальных, так и разработанных прикладных блоков типовых маршрутов и т.д.
Информационные технологии успеха