Управление совещаниями и заседаниями

Совещания сегодня – один из основных элементов коллективной работы, позволяющий повысить эффективность коммуникаций внутри организации, ускорить процессы обмена важной информацией и принятия решений. С использованием модуля «Управление совещаниями и заседаниями» системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM предприятия и организации получают возможность максимально результативно использовать время, отведенное для совещаний.

В модуле «Управление совещаниями и заседаниями» поддерживается полный жизненный цикл совещания (подготовка, проведение, согласование протокола и контроль исполнения решений).

При этом состав работ, проводимых в рамках каждого этапа, может настраиваться под конкретные процессы организации. Модуль позволяет грамотно спланировать ресурсы компании при подготовке, проведении и исполнении решений совещания.

Подготовка совещания

Подготовка к совещанию в системе начинается с определения его параметров (дата, время, место, участники, продолжительность, повестка) с использованием данных системы. С помощью навигации из карточки совещания можно проверить возможность резервирования помещения для проведения совещания.

В качестве участников совещания могут быть указаны как сотрудники компании (выбираются из справочника системы «Работники»), так и внешние контрагенты (выбираются из справочника системы «Контактные лица»). Для внешних контактных лиц может быть также указан тип связи, с помощью которого будет осуществляться приглашение участника: телефонный номер, адрес e-mail, почтовый адрес.

Затем с помощью механизма задач происходит предварительное согласование параметров совещания в электронном виде путем рассылки всем участникам необходимых документов.

По результатам предварительного согласования можно до начала совещания скорректировать повестку, список участников и планируемую продолжительность.

В итоге система позволяет еще на стадии подготовки совещания исключить возможные срывы по причине неподготовленности присутствующих на совещании сотрудников или их отсутствия на рабочем месте (командировка, отпуск и т.д.).

Создание совещания также возможно с помощью Мастера действий, который запрашивает у пользователя сведения, необходимые для проведения совещания. В зависимости от выбранных параметров с помощью мастера осуществляется резервирование помещения, отправка совещания на согласование, а также формирование повестки и протокола с помощью Конструктора документов.

Проведение совещания

На этапе проведения совещания фиксируются принятые решения, согласовывается и утверждается протокол совещания.

Протокол совещания создается автоматически на основе единого шаблона, при этом его форма может быть настроена в соответствии с принятыми в организации стандартами.

Созданный протокол автоматически рассылается участникам совещания на согласование. Согласование протокола совещаний в электронном виде и утверждение его электронной подписью (ЭП) ускоряет процедуру и позволяет быстрее довести до сотрудников принятые решения.

Контроль исполнения решений совещания

Не менее важным является этап контроля и мониторинга исполнения решений совещания.

В практике проведения совещаний бывает, что после утверждения протокола принятые решения забываются, игнорируются либо не исполняются. Благодаря взаимодействию с модулем «Управление деловыми процессами» такие ситуации исключаются. Сотрудник, назначенный контролером за исполнением решений совещания, с помощью механизма задач всегда может проследить ход исполнения и при необходимости принять соответствующие меры.

Кроме того, наличие в модуле «Управление совещаниями» аналитических отчетов позволяет четко планировать и проводить совещания, а также оценивать эффективность их проведения.

Преимущества подхода к управлению совещаниями в системе

Модуль «Управление совещаниями» системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM позволяет оперативно и качественно готовить и проводить совещания, контролировать исполнение решений по протоколу совещания, а также накапливать корпоративную базу знаний принятых решений. Все это, в совокупности с анализом принятых решений, значительно повышает эффективность управления любой организацией.

Информационные технологии успеха