Службы маркировки и идентификации

Внедрение системы электронного документооборота и управления взаимодействием на каждом рабочем месте и активное использование электронной цифровой подписи (ЭЦП) позволяет значительно сократить объем бумажных документов, перемещающихся внутри организации. Согласно статистическим данным, автоматизация предприятия посредством внедрения такой системы сопровождается снижением затрат на расходные материалы и обслуживание копировальной техники в среднем на 30-60%.

Тем не менее, перевод документационного обеспечения в электронный вид не является панацеей, позволяющей обходиться совсем без бумаги. Работа руководителей, делопроизводителей, секретарей неизбежно связана с обработкой большого объема бумажных документов, т.к. до сих пор правовые нормы предусматривают необходимость заверение многих из них «живой» подписью и печатью. После внедрения автоматизированной системы таким сотрудникам приходится работать как с электронным, так и с бумажным документом, по таким операциям, как:

  • поиск документов;
  • сопоставление бумажного и электронного документа;
  • визирование документов («живой» подписью).

Технология

Технология быстрой идентификации документа DIRECTUM Rapid Document Identification (RapID) позволяет исключить двойную работу, облегчая поиск электронного документа по его бумажной копии.

Технология основывается на маркировке бумажных документов глобальным уникальным штрихкодом.

Исходящие документы маркируются автоматически при их создании, на входящие документы штрихкод наклеивается или надпечатывается при их регистрации. Впоследствии, с помощью сканера штрихкодов у пользователя появляется возможность быстро находить электронный документ по его бумажной версии и работать с ним, либо его реквизитами.

Решение

Система электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM предлагает ряд решений, оптимизирующих работу делопроизводителей с бумажными документами. Например, найденные в системе по штрихкоду документы  могут открываться в специальном средстве просмотра, объединяющем в себе основные функции работы с документами и задачами системы.

Подобные решения позволяют оптимизировать работу с системой по следующим сценариям:

  • Руководитель сам работает в системе;
  • Руководитель частично работает в системе, часть действий в системе за него выполняет секретарь;
  • Руководитель работает только с бумажными документами, в системе за него работает секретарь;
  • Делопроизводитель работает в системе;
  • Произвольный сотрудник работает в системе.

Качественный эффект

Основным эффектом внедрения технологии Rapid Document Identification (RapID), несомненно, является повышение доверия и интереса к системе электронного документооборота и управления взаимодействием со стороны руководства, так как руководителю не приходится менять стиль работы после внедрения системы. Технология быстрой идентификации документов позволяет быстро и удобно выполнять необходимые действия в системе.

Тем самым:

  • сокращается время на поиск документов – по уникальному штрих-коду на бумажном документе электронный документ может быть найден в считанные секунды;
  • уникальный штрих-код всегда позволяет однозначно идентифицировать электронный документ по бумажному, и наоборот, что приводит к уменьшению рисков совершения ошибок, вызванных несовпадением электронного и бумажного документов;
  • уменьшается количество операций при сопоставлении бумажного и электронного документов, значительно сокращается количество операций как для секретаря, так и для руководителя;
  • ускоряются операции по работе с регистрационно-контрольными карточками (РКК) – делопроизводитель не тратит время на поиск РКК по документу, а сразу может выполнять необходимые действия;
  • повышается прозрачность перемещения документов внутри организации.

Службы маркировки и идентификации облегчают переход к полноценному электронному документообороту в организациях различного масштаба, ускоряя процессы, повышая доверие к системе у руководства и делопроизводителей, развивает практику применения электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Информационные технологии успеха