Управление электронными документами

Программный модуль "Управление электронными документами" предназначен для решения задач, объем и сложность которых растет вместе с ростом числа самих документов: поиск информации, поддержание ее в актуальном состоянии, обеспечение режима конфиденциальности и сохранности документов и т.д.

Каждый электронный документ системы представляет собой набор информации (текстовой, графической, аудио, видео и т.п.) – содержимое документа, и карточку документа – форму, содержащую набор атрибутов, описывающих документ (автор, тип документа, дата создания, корреспондент и т.д.). Атрибуты карточки документа могут быть использованы для поиска и группировки электронных документов.

Для организации хранения документов используются папки. Каждый тип документов (приказы, письма, протоколы и пр.) имеет в системе свой жизненный цикл, автоматически изменяющий состояние документа в ходе работы пользователей с ним.

Каждый документ может иметь в системе неограниченное количество версий, при этом версии одного и того же документа могут быть в разных форматах.

Модуль использует возможности файловых хранилищ для организации работы с документами большого объема, а также для создания долговременного электронного архива документов.

Ввод и преобразование документов

Для облегчения ввода информации с различных носителей в системе предусмотрены службы ввода документов. Службы обеспечивают массовый ввод документов со сканеров, с МФУ ("сендеров"), из папок файловых систем, с факсов, из ящиков электронной почты и т.д.

Службы ввода документов включают в себя такие специальные сервисы по интеграции с оборудованием и захвату образов документов, как:  сервис ввода с факса; сервис ввода из электронной почты; сервис ввода из файловой системы; сервис извлечения штрихкода; сервис преобразования в многостраничный TIFF-файл.

Службы ввода документов также реализуют первичную обработку документов: например, разделение потока страниц по разным признакам – наличию и типу штрихкода, белому листу, количеству страниц и т.д.

Дальнейшая обработка введенных в систему документов может осуществляться службами преобразования документов, которые переводят документы в другие форматы (в частности, в форматы PDF и HTML) и извлекают из них необходимую информацию.

Организация хранения электронных документов

Размещение всех документов в едином информационном пространстве системы позволяет пользователям быстро и легко искать документы, созданные другими пользователям, а также настраивать необходимые права доступа на документы. При этом каждый пользователь системы может организовать удобную лично ему иерархию папок, куда помещается не сам электронный документ, а ссылка на него. В результате ссылка на один и тот же документ может находиться в нескольких папках, а сам документ - только в хранилище документов системы.

Службы файловых хранилищ системы позволяют хранить документы в электронном виде как в базе данных SQL-сервера, так и в файловых хранилищах, что практически неограниченно расширяет доступное для хранения документов пространство и обеспечивает потоковый доступ.

Возможности поиска электронных документов

В системе предусмотрены различные возможности для оперативного поиска документов в электронном виде. Поиск может осуществляться по заданным реквизитам карточки документа, а также по содержимому документа с учетом всех грамматических форм слов на основе морфологического анализа (полнотекстовый поиск).

Имеется возможность осуществлять специализированный поиск электронных документов, используя предопределенные параметры поиска, дополнительные поиски по часто используемым критериям, свободные поиски, критерии которых задает пользователь системы, а также возможность задания для любого документа связанных с ним по смыслу или логике документов и перехода от одного связанного документа к другому, включая его собственные связанные документы.

Для поиска документов по бумажному аналогу используется технология быстрой идентификации документа, которая, используя маркировку бумажных аналогов документов уникальным штрихкодом, позволяет пользователям, применяя в дальнейшем сканер штрихкодов, найти электронный документ в системе оперативно и безошибочно. При этом штрихкод позволяет однозначно идентифицировать документы и исключить ошибки, вызванные несовпадением электронного и бумажного документов.

В системе предусмотрен и вариант так называемого глобального поиска, при котором результатом поиска может стать любой объект системы (документы, папки, задачи, задания). Этот вариант удобен в том случае, когда пользователь не знает, какой объект является искомым, и ему необходимо воспользоваться всеми источниками информации в системе для получения необходимых данных. Поиск отображает пользователю все объекты системы, которые содержат искомую фразу в карточке и/или в тексте объекта (в зависимости от параметров поиска).

При этом поддерживается механизм релевантности полнотекстового поиска, осуществляющий проверку соответствия результатов поиска изначальному запросу. Результаты этой проверки отображаются в виде рейтинга найденных объектов, по которому пользователь может провести дополнительную сортировку для облегчения поиска.

Кроме того, реализован быстрый поиск, который позволяет искать документы, задачи, задания, папки по критериям поиска Текст и Карточка с учетом последних настроек в окне общего поиска.

Работа с содержанием электронного документа

Система позволяет использовать любые программы для создания и редактирования электронных документов (Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Project, Microsoft Visio, AutoCAD, CorelDraw и др.).

Для оперативного создания однотипных электронных документов используются шаблоны, определяющие начальное содержимое документа, например, шаблоны «Входящее письмо», «Счёт на оптлату», «Распоряжение» и т.п. При этом в текст документа могут автоматически подставляться поля, заполненные в карточке документа. Кроме того, работа с документами в электронном виде возможна с помощью конструктора документов и мастеров действий. Конструктор документов позволяет создавать типовые документы (приказы, служебные записки, заявления, договоры) на основе уже подготовленных макетов. Генерация документа на основе макета, как правило, осуществляется с помощью мастеров действий. Мастера действий позволяют автоматизировать несколько однотипных, идущих подряд действий (по вводу данных в процессе заполнения документа, отправке документа на согласование), с использованием интуитивно понятного интерфейса.

Помимо создания документа средствами системы пользователь может внести в систему уже готовый документ из любого файла операционной системы, а также непосредственно со сканера с помощью функции импорта документов, или электронного письма.

Интеграция с Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Project, а также с бесплатно распространяемым пакетом офисных приложений OpenOffice.org, позволяет отправлять документ на согласование непосредственно из приложения, работать с его карточкой, смотреть историю работы с документом и связанные документы, вставлять штрих-код и сравнивать версии документов.

Жизненный цикл и версии электронного документа

Каждый документ в системе может иметь неограниченное количество версий. Это позволяет хранить историю изменения содержания документа (например, в процессе согласования) и избегать работы с устаревшей информацией. При этом версии одного и того же документа могут быть представлены файлами разных форматов, что облегчает поиск, хранение и доступ к документу и значительно повышает удобство работы пользователей. Например, версии, возникающие в процессе разработки и согласования, могут храниться в удобном для редактирования формате DOC, а окончательная согласованная версия - в неизменяемом формате PDF.

Версия электронного документа отражает актуальность его содержимого. Каждая версия может находиться в одном из состояний: в разработке, действующая, устаревшая. Для визуального представления состояния версии используется особое начертание шрифта.

Для каждого типа документа (письма, приказы и пр.) в системе предусматривается свой жизненный цикл, в котором задаются стадии жизненного цикла и правила перехода между ними. Переход между стадиями может осуществляться автоматически.

Управление жизненным циклом документа осуществляется при помощи удобного графического редактора.

Обеспечение конфиденциальности электронных документов

Одной из важнейших функциональных задач системы электронного документооборота и управления взаимодействием является защита информации от несанкционированного доступа.

Конфиденциальность документов, хранящихся в системе, обеспечивается следующими возможностями:

  • контроль и настройка прав доступа на любой объект системы (полный доступ, изменение, просмотр, полное отсутствие доступа);
  • шифрование электронных документов, позволяющее дополнительно защитить текст электронного документа, в том числе от пользователей со статусом «администратор». Шифрование может осуществляться как на основе сертификата закрытого ключа пользователя (например, хранимого на переносном ключе), так и установкой обычного пароля;
  • протоколирование всех действий пользователей, позволяющее быстро восстановить историю работы с документом и проконтролировать такие действия над документом, как просмотр, изменение, экспорт копии документа и пр.

Для предотвращения прямого доступа к текстам документов, минуя программную среду системы, реализованы специальные средства защиты как файловых хранилищ, так и хранилищ на SQL-сервере.

Электронная подпись

Электронная подпись (ЭП) в системе позволяет заменить традиционные печать и подпись, гарантируя авторство и неизменность документа в электронном виде после его подписания. С помощью ЭП можно подписать любую версию электронного документа, фиксируя и сохраняя информацию о том, кто и когда поставил подпись.

Система поддерживает два вида ЭП: визирующую и утверждающую. Визирующая электронная подпись свидетельствует о том, что пользователь, подписавший документ, ознакомился с ним (завизировал его). Утверждающая подпись может быть поставлена ограниченным кругом лиц в рамках заданных полномочий и свидетельствует об окончательном утверждении документа. Подпись любого вида, поставленная на версии документа, защищает её от последующих изменений.

Надежность работы с ЭП в системе обеспечивается использованием переносных ключей (USB-ключей, смарт-карт), позволяющих хранить персональный ключ пользователя не на общедоступном компьютере, а на индивидуальном носителе. Кроме того, для повышения надежности работы с ЭП система может быть интегрирована с различными системами криптозащиты информации, в том числе сертифицированными ФСБ (ФАПСИ), благодаря реализации ЭП с использованием Microsoft CryptoAPI.

Организация коллективной работы с электронными документами

При одновременной работе большого количества пользователей в едином информационном пространстве системы возникает проблема одновременного редактирования одного документа несколькими пользователями. Для решения этой задачи в системе предусмотрен специальный механизм блокировок, благодаря которому пользователи могут одновременно редактировать разные версии документа и карточку, а также создавать новые версии, в том числе в разных форматах. При этом остальные пользователи могут просматривать редактируемые версии и карточку документа.

Автоматически создаваемые теневые копии документа позволяют вернуться к случайно удаленному или некорректно измененному содержимому документа.

В системе существует возможность получения оповещений об освобождении документа, если при попытке открытия этот документ был уже заблокирован другим пользователем. Это позволяет быстро вернуться к документу сразу после того, как другой пользователь освободит его.

Система позволяет также работать с отдельными документами в автономном режиме (например, забрать файл из системы «с собой», поработать с ним, потом возвратить файл в систему).

Cуществуют возможности экспорта документа из системы и импорта документа в систему, а также возможность блокировки экспортированного документа до тех пор, пока не будет произведен его возврат в систему.

Экспорт документа также возможен не только в оригинальный формат, но и в ZIP-архив, в PDF, а также в специально разработанный открытый формат структурированного электронного документа (ESD). ESD-документ содержит все атрибуты карточки и электронные подписи, т.е. сохраняет юридическую значимость документа и может быть использован для взаимодействия со сторонними организациями.

Эффективность работы с электронными документами

Таким образом, система поддерживает полный спектр возможностей по работе с электронными документами, обеспечивая повышение эффективности работы организации за счет:

  • быстрого ввода информации в систему;
  • быстрого поиска необходимой информации;
  • быстрого сопоставления бумажного и электронного документов по штрихкоду;
  • надежного хранения документов, в т.ч. в разных форматах;
  • соблюдения режима конфиденциальности доступа к документам;
  • поддержки гибких жизненных циклов и актуальности состояния документов;
  • предотвращения потери документов;
  • накопления корпоративных знаний;
  • применения электронной подписи;
  • поддержки электронного документооборота между разными организациями.
Информационные технологии успеха