Службы ввода и преобразования документов

Сегодня существенная часть документов поступает в организацию в бумажном виде. Тем не менее, практически для любой средней и крупной организации очевидно, что удобнее, дешевле, надёжнее и практичнее работать с электронными образами документов, нежели с их бумажными копиями и, тем более, оригиналами. Поэтому, задачи сокращения объёма «бумаги» в документообороте компании, повышения скорости занесения информации в систему и их оперативная обработка выходят на первый план.

Для решения этих проблем в системe электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM встроено несколько компонентов, облегчающих преобразование и ввод документов в  базу данных систему вне зависимости от источника их появления.

DIRECTUM Capture and Transformation Services (DCTS) – набор служб, облегчающих массовый ввод в систему документов с внешних источников (сканеров, МФУ, сендеров, папок файловой системы, факсов, почтовых серверов и т.д.) и их дальнейшее преобразование в различные форматы.

Службы ввода документов включают в себя различные сервисы по интеграции с оборудованием и захвату образов документов, а также реализуют первичную обработку документов (например, разделение потока страниц по разным признакам – наличию и типу штрих-кода, однотонному листу, количеству страниц и т.д.). Вот лишь некоторые из служб:

Служба ввода с факса

Служба принимает факсы на факс-модем, получая образы входящих многостраничных документов, отправляет полученные образы в систему, предоставляя информацию о количестве страниц, телефонном номере отправителя, телефонном номере получателя. Служба интегрирована с Microsoft Fax Service.

Служба ввода из файловой системы

Служба принимает документ из папки файловой системы и вложенных в неё папок в заданном порядке (по дате создания, по имени файла и т.д.), группирует отдельные образы страниц в документы, отправляет тела документов в систему, предоставляя информацию о полном пути к файлам документа.

Служба поддерживает не только графические образы, но и изначально электронные документы, и может работать с сетевыми сканерами (децентрализованное сканирование) через папки файловой системы и FTP.

Служба ввода с почтовых серверов

Служба загружает почтовые сообщения (текст письма и его вложения), фильтрует письма по теме и адресату. Обработанные письма могут быть удалены из почтового ящика немедленно или спустя заданный промежуток времени.

Службы ввода тесно взаимодействуют с технологией DIRECTUM RapID, позволяющей маркировать документы уникальным штрихкодом. Штрихкод не только помогает быстро найти электронный документ по его бумажному экземпляру, но и позволяет соотнести образ входящего документа с его электронным аналогом.

Службы преобразования документов

Службы преобразования (DIRECTUM Transformation Services) переводят документы в другие форматы и извлекают из них полезную информацию. В настоящий момент службы преобразования представлены сервисом конвертации в PDF, обращение к которому может производиться как непосредственно из проводника системы, так и из пользовательских сценариев. Для сервиса можно настраивать произвольное количество преобразований в PDF, каждое из которых характеризуется своими настройками безопасности и качеством конечного документа.

Служба извлечения штрихкода

Служба извлекает штрихкоды из образов документов и возвращает коллекцию распознанных штрихкодов. Служба вызывается из сценария приёма документов, её функционал используется при работе служб ввода со сканера и файловой системы.

Служба объединения изображений

Группирует образы, возвращая один многостраничный TIFF-документ. Функционал службы используется в службах захвата со сканера и файловой системы. Служба применяется, например, для добавления в документ новых страниц.

Службы ввода и преобразования документов представлены набором сервисов, которые, интегрируясь с различными компонентами от программных OCR-продуктов до промышленных потоковых сканеров, отвечают за продвижение бумажного или факсимильного документа по предопределённым или динамически настраиваемым этапам в системе. Компонентная структура служб ввода и преобразования позволяет легко адаптировать их к нуждам заказчика в каждой конкретной ситуации.

Решения, использующие функциональность служб ввода и преобразования документов, адаптируются под каждый бизнес-процесс организации индивидуально, что обеспечивает их гибкость и максимальную эффективность.

Потоковый ввод входящих документов в систему

Данное решение используются в том случае, если перед предприятием стоит задача полного избавления от бумажной документации за пределами отдела делопроизводства. В этом решении применяются практически все службы захвата и преобразования документов. Решение предполагает ввод любой входящей документации в систему со сканеров, факсов и других источников, последующую обработку документов с помощью служб преобразования и дальнейшее продвижение электронных образов документов по предопределённым маршрутам внутри системы.

Автоматизация специфического делового процесса

Такое решение предполагает автоматизацию отдельных бизнес-процессов в организации. Это может быть, к примеру, обработка страховых заявлений или сбор и анализ кредитных досье. Функциональность таких решений очень сильно зависит от специфики работы конкретной организации, но все они предъявляют дополнительные требования к процессу захвата информации: высокая скорость, необходимость извлечения структурированной информации из образов, четкий бизнес-процесс и, как правило, распределённые ввод и обработка. Благодаря модульной архитектуре служб ввода и преобразования документов системы у пользователей появляется возможность выбрать способ занесения и хранения документов (централизованное, децентрализованное); дополнительно могут привлекаться OCR, OMR или ICR средства (например, ABBYY FineReader, FlexiCapture, FormReader или Recognition Server).

Качественный эффект от применения служб ввода и преобразования документов

При достижении целей внедрения служб автоматизированного ввода и преобразования документов можно наблюдать ярко выраженные качественные эффекты:

  • существенное сокращение времени занесения документов в систему вне зависимости от источника их поступления и, как следствие, значительное увеличение скорости работы с документами (в т.ч., за счет «избавления от бумаги»);
  • повышение надёжности за счёт сведения к нулю риска неверного ручного занесения документа в систему;
  • повышение уровня надежности и безопасности доступа к документам за счёт автоматического преобразования некоторых исходящих документов в неизменяемые форматы.

Основные пользователи служб автоматизированного ввода и преобразования документов– крупные, средние и небольшие организации, которые ориентированы на эффективную автоматизацию управления контентом, или компании, в которых уже построен электронный документооборот – именно в этом случае входящая информация максимально быстро достигнет адресата и будет грамотно обработана. Программно-аппаратные комплексы потокового ввода документов становятся всё более популярным решением среди компаний, стремящихся сократить время, которое они тратят на обработку бумажных документов и их преобразование.

Службы ввода и преобразования документов системы электронного документооборота и управления взаимодействием облегчают переход к полноценному электронному документообороту в организациях различного масштаба, ускоряя процессы, повышая доверие к информации у руководства и делопроизводителей, сокращая время, затрачиваемое на рутинную обработку входящей документации.

Информационные технологии успеха