Управление договорами

По статистике, от 10 до 25% документов в типичной организации - это договора, спецификации, дополнительные соглашения и приложения к ним. Работа с договорными документами, как правило, состоит из нескольких этапов: подготовка, согласование, подписание и регистрация договоров, дополнительных соглашений, актов и т.д. Очень часто эти этапы занимают длительное время и не всегда соответствуют утвержденным в организации регламентам.
Модуль «Управление договорами» системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM предназначен для автоматизации согласования договорных документов и оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование, регистрация и т.д.).

При использовании модуля процесс подготовки договора и работа с заключенным договором значительно упрощаются и становятся управляемыми, предсказуемыми и контролируемыми. Уменьшаются риски срыва сроков согласования договорных документов, так как согласование договора проходит через всех необходимых участников процесса с контролем сроков согласования. Модуль обеспечивает централизованное хранение информации по договорам и позволяет гибко разграничивать права доступа к информации.

Подготовка проекта договора

Первым этапом работы с договорным документом является подготовка (разработка) проекта документа. Ответственный сотрудник подготавливает проект исходящего договора в системе или заносит документ в систему, если договор является входящим.

Этапу подготовки договорного документа соответствует стадия жизненного цикла документа «Инициализация» и состояние версии документа «В разработке». В процессе прохождения согласования стадии жизненного цикла договора будут меняться автоматически в соответствии с выполняемыми по договору работами. При этом будут меняться и состояния версий договорного документа. Автоматизация перехода между стадиями и состояниями версий обеспечивает повышение оперативности обработки договорных документов и исключение ошибок, связанных с работой с неактуальной информацией.

Создание и согласование договора также может осуществляться с помощью мастера действий, запрашивающего необходимые для генерации договора данные, формирующего документ на основе макета, а затем отправляющего готовый договор по типовому маршруту. Такой механизм уменьшает вероятность ошибок в договоре, поскольку пользователь не редактирует текст целиком, а лишь заполняет необходимые поля в форме мастера.

Согласование договора

После этапа создания проекта договорного документа наступает этап его согласования. На этом этапе ответственный сотрудник направляет проект договорного документа на согласование, используя возможности workflow модуля системы «Управление деловыми процессами».

Благодаря использованию типовых маршрутов согласование договора происходит в строго определенной последовательности (задается для каждой категории договорных документов) с контролем сроков этапов согласования.

При появлении нового вида договорных документов, требующих особого согласования, ответственному сотруднику необходимо однократно выполнить два простых действия: создать новую категорию договора со списком согласующих и указать эту категорию в карточке договорного документа. После этого сформируется заданный список согласующих, который может использоваться и в других договорных документах этой же категории.

Использование электронной подписи (ЭП) гарантирует как неизменность подписанного документа, так и авторство подписи на электронном документе.

Весь процесс согласования договорных документов отражается в специальном отчете Лист согласования. Отчет также содержит итоговые подписи и замечания, которые возникли у визирующих в процессе согласования.

Использование технологии быстрой идентификации документов позволяет средствами системы в процессе согласования оперативно найти электронный договорной документ в системе и сверить его по штрих-коду с бумажным аналогом.

После того, как все участники выполнят задание с результатом «Согласовано», договорной документ преобразовывается в формат PDF и сохраняется в новой версии исходного документа. Затем на новую версию документа ставится штамп. Все настройки для штампа можно задавать индивидуально. Например, указать необходимые координаты, логотип.

Регистрация договора

Модуль «Управление договорами» позволяет вести регистрацию и учет договоров, а также сопутствующих документов (например, дополнительных соглашений) в нескольких разрезах с произвольно настраиваемой нумерацией. Регистрация сопутствующих документов дает возможность анализировать существенные изменения, влияющие на условия и сроки действия договора.

Для регистрации электронного договорного документа достаточно создать новую запись в справочнике «Договоры» и указать эту запись в соответствующем реквизите карточки электронного документа. При этом автоматически будет создан регистрационный номер по настроенному формату.

Все договорные документы (акты, спецификации, дополнительные соглашения, официальные письма и т.д.), относящиеся к определенному договору, автоматически связываются с карточкой договора, что позволяет в любой момент времени быстро получить доступ ко всему набору договорных и сопутствующих документов.

Сумму регистрируемого договорного документа можно не только указать в национальной валюте, но и автоматически пересчитать по курсу валюты договора.

Контроль согласования договоров

В системе электронного документооборота и управления взаимодействием ответственный за договор сотрудник всегда может проконтролировать ход исполнения договорного документа, используя возможности модуля «Управление деловыми процессами», позволяющего проследить все выполняемые по документу работы через дерево задач, и при необходимости принять соответствующие меры.

Также для сотрудников, ответственных за работы по договорному документу, можно настроить напоминания в соответствии с контрольными датами, этапами и сроками договора.

Ведение этапов по договорам дает дополнительные возможности контроля и анализа, благодаря использованию настроенных в системе отчетов.

Преимущества подхода к управлению договорными документами в системе

Модуль «Управление договорами» системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM позволяет организации построить эффективную работу с договорными документами за счет:

  • сокращения трудоемкости создания и регистрации договорных документов;
  • ускорения процесса согласования договоров;
  • соблюдения регламента прохождения согласования;
  • повышения контроля над всеми договорными процессами и исполнительской дисциплины;
  • обеспечения режима конфиденциальности доступа к договорным документам.
Информационные технологии успеха