Канцелярия

Обычно нагрузка по обеспечению "бумажного" документооборота и контроля исполнения поручений ложится на подразделения организации, занимающиеся делопроизводством: канцелярию, управление делами, а также на ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях. Именно для них и предназначен модуль «Канцелярия» системы  электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM. Этот модуль облегчает выполнение рутинных операций по обработке бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ, на которых базируется традиционная российская технология делопроизводства:

  • единая регистрация всей входящей и исходящей корреспонденции, а также внутренних документов с использованием регистрационно-контрольных карточек (РКК);
  • регистрация места нахождения бумажного документа на любом этапе его жизненного цикла: рассмотрение руководством, согласование проекта документа, исполнение и т.д.;
  • осуществление контроля над своевременным исполнением поручений, резолюций и указаний руководства;
  • списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
  • быстрый поиск необходимой информации по состоянию, наличию, движению бумажных документов;
  • получение необходимых стандартных форм и журналов, а также статистических отчетов по документообороту организации.

Кроме того, модуль "Канцелярия" позволяет организовать обмен между разными организациями. При таком обмене возможно использование электронной подписи (ЭП), а специальные механизмы системы позволяют осуществлять контроль доставки документов. Принципы обмена основываются на отраслевом стандарте обмена электронными документами "Взаимодействие систем автоматизации документационного обеспечения управления", утвержденном Гильдией Управляющих Документацией.

Ведение номенклатуры дел и журналов регистрации

Гибкая система нумерации позволяет присваивать номер документу в разрезе электронного журнала регистрации. Для каждого журнала задается произвольный способ автоматической нумерации документов внутри журнала. Номер может включать в себя код подразделения, код журнала, а также любой другой необходимый реквизит.

При подготовке документов для передачи в архив по каждому номенклатурному делу можно распечатать обложку дела, а также опись документов дела, что значительно сокращает время на подготовку документов для архивного хранения.

Регистрация документов

Для регистрации документов в модуле «Канцелярия» используются регистрационно-контрольные карточки (РКК), которые содержат все первичные данные (корреспондент, подразделение организации, представитель организации, дата регистрации, регистрационный номер, тема и краткое содержание документа, способ доставки и т.д.), а также необходимую информацию о состоянии любого бумажного документа организации (местонахождение, состояние исполнения и т.д.). Для исходящих документов можно указать список рассылки по организациям.

В системе реализована возможность регистрации документов как от организаций, так и от граждан.

Для организаций, использующих децентрализованную регистрацию документов, в системе используются места регистрации – рабочие места секретарей и сотрудников канцелярии. Каждое место регистрации может обслуживать одно или несколько подразделений. По местам регистрации возможно разграничение прав доступа к данным.

При перемещении документа между подразделениями на каждом месте регистрации может заводиться своя РКК. Таким образом, появляется цепочка РКК, по которой можно отследить движение бумажного документа не только между сотрудниками внутри подразделения, но и между подразделениями. Кроме того, через РКК осуществляется взаимосвязь зарегистрированных документов системы между собой, как-то: «В ответ на», «Во исполнение» и т.д.

Процедура регистрации проста и заключается в заполнении необходимых полей РКК, при этом регистрационный номер присваивается автоматически.

При регистрации непосредственно из РКК возможно занесение отсканированного (электронного) документа в модуль «Управление электронными документами» с автоматическим присоединением его к РКК. Для оперативного занесения большого объема документов используются службы ввода системы, обеспечивающие поточное занесение документов в модуль. В дальнейшем РКК, как и занесенный электронный документ, легко может быть найдена по штрихкоду на бумажном аналоге документа, благодаря встроенной в систему технологии быстрой идентификации.

По данным РКК распечатываются журналы входящих и исходящих документов. Для исходящих документов можно автоматически сформировать и распечатать наклейку на конверт.

Движение и исполнение документов

После регистрации входящий документ проходит этапы рассмотрения, вынесения резолюции, постановки на контроль и исполнения документа. При этом дальнейшая работа исполнителей с документом может вестись полностью в электронном виде. Это значительно сокращает затраты времени исполнителей и предотвращает случайную потерю оригинала.

В зависимости от стиля работы руководителя документ рассматривается им или в бумажном, или в электронном виде.

На основании резолюции, вынесенной руководителем, документ может быть поставлен на контроль с назначением исполнителей, поручений и сроков. Для исполнителей, которые работают с модулем «Управление деловыми процессами», секретарь или сам руководитель может быстро создать задачу прямо из РКК. Работа с задачами позволяет максимально полно использовать такие возможности системы по контролю исполнения поручений, как: фиксация полной переписки по исполнению поручений; возможность отправки на доработку; гибкая настройка маршрутизации и т.д.

Впоследствии по задачам, связанным с РКК, можно быстро воссоздать историю работы над документом, процедуру согласования, обоснование принятого решения.

Если же модуль «Канцелярия» используется самостоятельно, все поручения, выданные исполнителям, заносятся секретарем в РКК документа, после чего отслеживается их своевременное исполнение. При этом для неавтоматизированных пользователей поручения можно распечатать.

При работе с электронными документами все перемещения документов осуществляются через задачи, при этом на специальной закладке РКК фиксируется местонахождение бумажного документа в любой момент времени. Это позволяет оперативно находить бумажный оригинал документа через РКК. По тем же принципам строится и работа с исходящими и внутренними документами.

Обмен электронными документами между системами

С помощью системы можно организовать обмен официальными, юридически значимыми электронными документами между организациями. Обмен документами основывается на использовании отраслевого стандарта обмена электронными документами "Взаимодействие систем автоматизации документационного обеспечения управления", утвержденного Гильдией Управляющих Документацией.

Обмен документами может производиться как между структурными подразделениями одной компании (холдинга), так и между независимыми организациями–партнерами. При этом стороны обмена могут использовать разные системы электронного документооборота или вообще не работать с такими системами.

Если обмен производится между подразделениями одной компании (холдинга), то работа с документами происходит в модулях «Управление электронными документами», «Управление деловыми процессами» и «Канцелярия». Если обмен производится между сторонними организациями, то электронный документ экспортируется из системы в файл ESD-формата. Вторая сторона может либо импортировать ESD-документ в используемую у себя систему электронного документооборота (при условии, что этот формат поддерживается данной системой; формат ESD является открытым), либо использовать для работы с ESD-документом свободно распространяемую программу DIRECTUM OverDoc. DIRECTUM OverDoc позволяет просматривать документ, его атрибуты и все ЭП, которыми документ был подписан, включая маркер достоверности.

Поиск и анализ информации

С момента регистрации любого документа в системе можно найти как его регистрационную карточку вместе с информацией о местонахождении и процессе исполнения документа, так и сам электронный документ.

Система осуществляет поиск по регистрационным номерам, корреспонденту, автору резолюции, а также по всем реквизитам РКК и их произвольному сочетанию.

Кроме того, в системе предусмотрены специализированные отчеты, существенно повышающих эффективность работы пользователей: Документы на рассмотрении, Просроченные поручения, Документы, подлежащие возврату, и т.д.

Веб-модуль «Канцелярия»

Веб-модуль «Канцелярия» предназначен для автоматизации работы с официальными бумажными документами, например с распорядительными документами, входящими и исходящими письмами, поручениями, докладными и служебными записками. Облегчает обработку бумажных документов.

Обработка бумажных документов осуществляется в соответствии с требованиями ГСДОУ, на которых базируется традиционная российская технология делопроизводства.

Веб-модуль «Канцелярия» направлен на решение задач:

  • единой регистрации всей входящей и исходящей корреспонденции, а также внутренних документов, с использованием регистрационно-контрольных карточек;
  • контроля над своевременным исполнением поручений, резолюций и указаний руководства;
  • быстрого поиска необходимой информации по состоянию, наличию, движению бумажных документов;
  • получения необходимых стандартных форм и журналов, а также статистических отчетов по документообороту организации.

Основу веб-модуля «Канцелярия» составляют справочники «Регистрационно-контрольные карточки», «Поручения по РКК», «Номенклатура дел».

Преимущества интеграции модуля «Канцелярия» с другими модулями системы

Таким образом, благодаря взаимодействию модулей «Управление электронными документами», «Управление деловыми процессами» и «Канцелярия» в рамках единой системы обеспечивается повышение эффективности работы организации при полном соответствии отечественным традициям и стандартам делопроизводства. Все механизмы, предоставляемые каждым модулем, могут использоваться в различных комбинациях «бумажных» и «электронных» этапов работы с документами. При этом традиционное «бумажное» делопроизводство гармонично вписывается в электронный документооборот организации с развитыми горизонтальными связями.

Информационные технологии успеха