Электронный архив

Создание электронного архива документов

Электронный архив документов — это система хранения документов в электронном виде, обеспечивающая надежность их хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документа, удобство и скорость поиска. Обычно электронный архив работает с неструктурированными документами (текстовые документы, электронные таблицы, графические файлы и пр.), которые снабжаются некоторым структурированным описанием (карточка документа).

Архив документов и отлаженная работа с ним являются залогом здорового документооборота в любой организации. Система электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM решает широкий круг задач, связанных с организацией электронного архива документов.

Особенности и преимущества организации электронного архива документов в системе:

  • размещение всего электронного архива документов в едином информационном пространстве базы данных и файловых хранилищ;
  • организация быстрого поиска документов по заданным реквизитам, полнотекстового поиска по содержимому текста с учетом всех языковых словоформ;
  • возможность использования любых программ для создания и редактирования электронных документов (Microsoft Word, Microsoft Excel, AutoCad, CorelDraw, Visio и др.), хранящихся в электронном архиве;
  • возможность сортировки архива документов по степени актуальности (в разработке, действующий документ, устаревший документ) и визуального отображения каждой из категорий;
  • поддержка работы с документами в различных режимах: на рабочем месте; экспорт документа из системы и импорт в систему;
  • наличие в системе управления электронным архивом документов механизма, предотвращающего проблемы при одновременном доступе нескольких пользователей к одному документу;
  • защита информации от несанкционированного доступа (контроль и настройка прав доступа; шифрование электронных документов; протоколирование всех действий пользователей; наличие электронно-цифровой подписи (ЭЦП), позволяющей работать с различными системами криптозащиты информации, в том числе сертифицированными ФСБ (ФАПСИ)).

Подходы к организации хранилищ электронных документов

Существует два подхода к хранению документов: в базе данных SQL-сервера и непосредственно в файлах. Система предлагает комбинированный вариант, который сочетает преимущества обоих подходов: простоту администрирования и высокую производительность хранилищ SQL-сервера и практически неограниченный объем данных при низкой стоимости хранения с возможностью потокового доступа к документам в файловых хранилищах.

В системе электронные документы, находящиеся в оперативном обороте, могут располагаться в хранилище SQL-сервера, а для редко используемых документов и документов большого объема предусмотрена организация распределенных файловых хранилищ. При этом пользователь может работать со всеми документами из одной среды.

Обеспечение непрерывности бизнеса – важная задача всех информационных систем управления. Выход из строя корпоративной системы даже на несколько часов может привести к огромным убыткам. Благодаря использованию нескольких хранилищ разных типов уменьшается вероятность выхода из строя всей системы одновременно, резко снижаются косвенные и прямые затраты. Снижение прямых затрат связано, в первую очередь, с возможностью использования более дешевого оборудования для архивных данных. Снижение косвенных затрат объясняется меньшим временем восстановления системы после сбоя – за счет вынесения архивных данных из хранилища SQL-сервера увеличивается скорость ее восстановления и скорость включения пользователей в работу. Восстановление остальных частей системы может производиться уже в фоновом режиме. После накопления критической массы документов полное восстановление при использовании нескольких хранилищ происходит быстрее, чем при использовании одного хранилища за счет малой вероятности их одновременного отказа и возможности параллельного восстановления.

Схемы организации единого электронного архива документов

Базовая схема. Преимуществом базовой схемы хранилищ является простота. Базовая схема предполагает хранение всех документов в хранилище SQL-сервера и оправдывает себя до момента накопления критического объема документов. Схема рекомендуется, как начальный уровень хранения, и может быть расширено до описанных ниже систем хранилищ.

Классическая схема. Эта схема предусматривает наличие в системе двух хранилищ: оперативного на базе SQL-сервера и архивного файлового хранилища. Такое решение позволяет работать со стандартными документами объемом до 100 Мб и обеспечивает высокую скорость работы с документами, находящимися в оперативном обороте, при низкой стоимости хранения и практически неограниченном объеме архива документов.

Мультимедийная схема. Необходимость работы с документами большого объема (видео, графикой, картами, чертежами и т.д.) предъявляет свои требования к хранилищу документов. В частности, необходима возможность потокового доступа к данным, т.е. возможность работы только с частью документа, не считывая его целиком. Мультимедийная схема хранения электронных документов включает в себя 4 хранилища: оперативное на SQL-сервере и соответствующее ему архивное файловое хранилище для работы с документами небольшого объема и не требующими потокового доступа и оперативное и архивное файловые хранилища для документов объемом более 100 Мб. Такое решение позволяет оперативно работать с документами любого объема, долговременно хранить архивные документы и иметь возможность доступа к ним.

Распределенная схема. При большом объеме данных и количестве пользователей мощности одного сервера может быть недостаточно. В этом случае нагрузка может быть перераспределена между несколькими файл-серверами и сервером базы данных. Распределение документов по нескольким хранилищам позволяет сбалансировать нагрузку на сервера, сеть, увеличить максимальный объем хранимых данных, повысить отказоустойчивость системы в целом и снизить стоимость хранения.

Политики миграции документов в системе

Применение тех или иных схем организации хранения электронных документов позволяет построить масштабируемое решение по управлению электронными документами организации, когда для документов нужного типа выделяется соответствующее им хранилище. Однако гибкость системы проявляется не только в этом.

Для документов может быть настроена гибкая схема миграции между хранилищами. При создании документа он размещается в хранилище по умолчанию этого вида документов (например, отчеты располагаются в файловом хранилище, видео-ролики – в хранилище медиаданных, а проекты договоров – в хранилище SQL-сервера). Для видов документов настраивается также и время нахождения документа в оперативном доступе; если документ не менялся (или не просматривался) в течение определенного периода, он переносится в архив.

Взаимное соответствие оперативных и архивных хранилищ задается при создании хранилища и может быть изменено.

В течение своего жизненного цикла документ может быть вручную перемещен в другое хранилище – как в оперативное, так и в архивное. Использование встроенных в систему автоматических инструментов workflow позволяет регламентировать этот процесс. Например, заявление сотрудника после согласования и подписания помещается в архив.

Преимущества подхода к хранению электронных документов в системе

Службы хранения электронных документов системы позволяют управлять различным по требованиям хранения контентом из единого интерфейса. Благодаря этому отпадает необходимость использования дополнительных средств для архивного хранения документов, для хранения документов большого объема и т.д.

Уменьшение объема оперативных данных и времени восстановления системы после сбоя позволяет повысить масштабируемость системы, т.е. увеличение общего объема корпоративных данных со временем не приводит к снижению быстродействия системы.

Как следствие, снижается совокупная стоимость владения системой, что важно для организации любого масштаба.

Основными эффектами от использования электронных хранилищ документов системы являются:

  • снижение стоимости используемого оборудования за счет замедления темпов роста базы данных и вынесения части электронных документов на менее мощные файловые сервера или даже рабочие станции;
  • динамичное накопление и эффективное управление корпоративной информацией;
  • комфортная работа постоянно возрастающего числа пользователей;
  • практически неограниченный объем хранимых системой данных;
  • высокая отказоустойчивость системы;
  • автоматизация большого количества прикладных задач;
  • возможность для всех пользователей работать с разными видами контента в единой среде;
  • получение оперативного доступа к регламентирующим и организационным документам;
  • эффективное хранение медиаданных (видео-, фотоархивов, рекламных и картографических материалов и т.д.) и прочих документов объемом более 100 Мб при приемлемом уровне оперативности доступа к ним;
  • возможность перевода документов в архивное хранение с доступом к документам электронного архива;
  • повышение быстродействия работы системы за счет снижения нагрузки на SQL-сервер;
  • минимизация стоимости хранения данных (электронные архивы документов могут располагаться в более дешевых хранилищах);
  • возможность создания распределенной системы хранилищ, являющейся более отказоустойчивой и значительно лучше справляющейся с задачей обеспечения непрерывности бизнеса;
  • снижение стоимости администрирования (администрирование нескольких отдельных хранилищ более эффективно, чем администрирование единого  хранилища большого размера, а уменьшение объема базы данных SQL-сервера упрощает ее администрирование; обеспечивается простота разработки хранилищ вне зависимости от их количества);
  • минимизация вероятности одновременной потери всех документов (выхода из строя всех хранилищ);
  • увеличение скорости восстановление вышедших из строя хранилищ по сравнению с восстановлением всей системы;
  • возможность размещения конфиденциальных данных в особо защищенные хранилища с закрытием к ним доступа даже для администраторов;
  • поддержка возможности шифрования конфиденциальных данных хранилища средствами операционной системы;
  • наличие встроенных инструментов  автоматизации процессов, связанных с необходимостью хранения документов большого размера.
Информационные технологии успеха