Управление закупками и счетами на оплату

Purchase-to-Pay и сокращение затрат
Решение Basware Invoice Automation для управления счетами-фактурами и счетами на оплату
Решение Basware Procurement для управления закупками
Решение Basware Contract Lifecycle Management для управления жизненным циклом договоров

Purchase-to-Pay и сокращение затрат

Процессы корпоративных закупок (Enterprise Purchase-to-Pay) составляют существенную часть  деятельности любого предприятия. Даже организации небольшого размера осуществляют тысячи или десятки тысяч закупочных операций в год, а для крупного предприятия это количество может достигать нескольких миллионов. Обеспечение прозрачности расходов компании и контроля над ними в процессе осуществления закупочной деятельности является одной из ключевых составляющих конкурентоспособности организации.

В сегодняшней экономической ситуации сокращение расходов (стоимости внутренних процессов) является основным приоритетом в процессе рационализации операций и повышения эффективности бизнеса. Принимая во внимание жесткий бюджет и постоянно растущее давление рыночных условий на всю цепочку поставок, в качестве движущих сил повышения эффективности и сокращения затрат на первое место в компании выходят подразделения закупок и финансов.

Обеспечение прозрачности финансовых процессов в закупках – первый шаг компаний на пути к достижению необходимого уровня контроля над затратами и принятию более рациональных управленческих решений. Организации, которым это удается, тратят меньше средств на ведение деятельности, чем конкуренты, более эффективно управляют капиталом и потоками денежных средств, более продуктивно используют трудовые ресурсы.

Функции подразделений закупок и финансовых департаментов современных компаний все чаще пересекаются: они работают в постоянном взаимодействии, стремясь сократить расходы и издержки на текущие операции, снизить риски возникновения штрафных санкций и найти оптимальный подход к обеспечению желаемого уровня финансовых результатов.

Решения по управлению закупками, счетами на оплату, счетами-фактурами и закупочными контрактами, предлагаемые Pba Consult, построены на базе многолетнего опыта в сфере оптимизации и автоматизации финансовых и закупочных процессов. Они вобрали в себя  глубокое понимание потребностей современных руководителей подразделений закупок и финансовых директоров и по праву находятся в числе мировых лидеров в этой области. Многие компании мирового уровня успешно применяют эти решения для автоматизацию своих финансовых и закупочных процессов в сегодняшней жесткой и высококонкурентной бизнес-среде.

Основу семейства решений Enterprise Purchase-to-Pay составляют:

Basware Invoice Automation – решение для автоматизированной обработки счетов на оплату и счетов-фактур поставщиков  с возможностью автоматического сопоставления с закупочными контрактами и заказами в учетных системах;
Basware Purchase Management – решение для автоматизации процесса корпоративных закупок;
Basware Contract Lifecycle Management – решение для управления жизненным циклом договоров организации.

Решение Basware Invoice Automation для управления счетами-фактурами и счетами на оплату

Казалось бы, что может быть проще процесса оплаты счета поставщика или подрядчика (invoicing): получить счет и осуществить по нему платеж. Казалось бы, зачем обращать внимание на такую несложную операцию и, тем более, задумываться о её критичности и стоимости для бизнеса…

Но оказывается, что, если оценивать в денежном эквиваленте прямые расходы, которые несёт компания на обработку одного входящего счёта на оплату, задача на деле оказывается много сложнее, чем кажется.

Необходимо рассчитать время, которое тратят все сотрудники предприятия на обработку счёта до момента его оплаты. Вот когда в полной мере удается оценить сложность этого процесса. Например: секретарь получает счёт (например, по факсу или почте), передаёт (пересылает) в бухгалтерию или финансовую службу, специалист по работе с кредиторами выясняет и разыскивает инициатора закупки, «породившей» этот счет, пересылает счет инициатору, инициатор пытается получить одобрение счёта и утверждение его к оплате у вышестоящего Руководства, и…. далее по цепочке.

Если удаётся полностью «идентифицировать» всех фактических участников процесса обработки счёта, становится проще следующий шаг - оценка стоимости процесса инвойсинга из расчёта средней заработной платы каждого вовлечённого сотрудника.

Вы когда-нибудь задумывались над тем, какова может быть эта стоимость – «цена» движения по компании всего одного документа, определяющего расчеты с поставщиком или подрядчиком? А если умножить данную «цену» на количество счетов, получаемых и оплачиваемых компанией за год… Получается довольно «круглая» сумма, которая даже при очень точном расчёте не будет включать в себя информации о той недополученной прибыли, которую могли бы принести сотрудники компании, будучи занятыми в процессах, действительно создающих для бизнеса добавленную стоимость!

Цифры «потерь», полученные (рассчитанные) опытным путём в результате оценки стоимостей таких процессов на средних и крупных предприятиях, значительно (иногда на порядок) превышают абстрактные «ожидания» и оказываются действительно значимыми в структуре себестоимости организации закупочной деятельности.

Рассмотрим другие аспекты процесса получения, обработки и оплаты входящих счетов на оплату и сформулируем дополнительные вопросы, имеющие самое непосредственное отношение к процессу. Ведь ответы на эти вопросы зачастую без специальной подготовки дать затруднительно:

  • Сколько счетов на оплату поступает в день/неделю/месяц/год в Вашу компанию, ее филиалы, дочерние компании, представительства и т.д.?
  • Куда приходят счета и в каком виде (в бумажном или электронном(e-invoices), по почте, по факсу, по электронной почте)?
  • Кому и насколько однозначно адресуются счета (и как быстро можно найти адресата в компании), кем должны быть утверждены (списки согласующих лиц) и в какой срок должны быть оплачены?
  • Где хранятся такие счета на оплату (в бумажных или электронных архивах)?
  • Каким образом можно восстановить историю обработки (проверки, согласования, утверждения) счета? И можно ли её восстановить вообще?
  • Какова действующая система ответственности за потери счетов или критичные задержки платежей по счетам, приводящим к дополнительным расходам, штрафным санкциям и недоверию со стороны поставщиков?
  • На сколько затягивается процесс согласования и утверждения счета, если какого-либо ответственного лица из цепочки согласующих лиц нет на месте (сотрудник находится в отпуске, командировке, болеет, и т.д.)?
  • И, наконец, сколько времени и денег фактически тратится в среднем на обработку одного счета? А на его сопоставление с заказами на закупку, условиями контракта, графиком платежей, выделенным бюджетом и т.д.? И как, проанализировав всю информацию о процессе и его стоимости, улучшить этот процесс, исходя из этой информации?

Какой бы была «идеальная» модель организации процесса обработки входящих счетов на оплату?

В первую очередь, конечно же, «идеальная» модель должна давать существенное и однозначно исчисляемое снижение стоимости обработки таких счетов и высвобождение времени сотрудников компании для выполнения более квалифицированной и нужной, с точки зрения эффективности для бизнеса компании, работы.

Во-вторых, в такой модели должна достигаться полная (с минимизацией ручных рутинных функций) автоматизация процесса обработки и управления счетами на оплату, включая:

  • получение счета компанией,
  • его оптическое распознавание и автоматический ввод всей его информации в базу данных компании,
  • автоматическое сравнение полученного счета на оплату с действующими закупочными контрактами или утвержденными бюджетами,
  • отправку счета на оплату и последующую автоматическую архивацию (безусловно, согласно требованиям российского законодательства).

В-третьих, «идеальная» модель должна позволять достичь полной прозрачности процесса на любом этапе обработки документа, а также дать развитый инструмент анализа первичной информации и построения отчетности.

В-четвертых, «идеальное» решение должно обеспечить всем участникам процесса проверки, рассмотрения, согласования и утверждения счетов на оплату мгновенный доступ к системе в любое время и в любом месте.

В-пятых, создаваемая ИТ-модель «идеального» решения должна легко интегрироваться с уже используемыми в компании ERP и/или финансовыми и другими системами и обеспечивать возможность быстрого запуска в эксплуатацию.

Описание возможностей решения Basware Invoice Automation… смотреть описание

Решение Basware Invoice Automation по автоматизации процесса обработки входящих счетов на оплату (invoicing) способно полностью удовлетворить все вышеизложенные требования по организации «идеальной» модели такого процесса и повысить эффективность работы компании, обеспечив ощутимый и исчисляемый экономический эффект. Кроме того, субъектом автоматизации с помощью данного решения могут быть не только счета на оплату, но и счета-фактуры поставщиков, что является крайне существенным в условиях РФ, когда многие средние и крупные предприятия рассматривают счет-фактуру не только в качестве первичного документа по учёту НДС, но как замену счету на оплату, т.е. в качестве основания для оплаты поставки.

Решение Basware Procurement для управления закупками

Оптимизация процесса закупок и управление им

Успешно зарекомендовавшее себя на рынке решение Basware Procurement из семейства Basware Enterprise Purchase to Pay предлагает надежный способ оптимизации расходов и экономии средств на протяжении всего цикла закупок, от выбора поставщиков и управления контрактами до ежедневных закупок и управления отношениями с поставщиками.

Решение Basware Procurement представляют собой семейство программных продуктов для осуществления закупок, состоящее из Basware RFx Management для эффективного поиска поставщиков, Basware Contract Lifecycle Management для управления жизненным циклом контрактов, Basware Purchase Management для создания эффективного процесса закупок и Basware Supplier Portal and Catalog Feeder для облегчения связей с поставщиками.

Решения семейства Basware Procurement помогают усовершенствовать и автоматизировать трудоемкие и подверженные ошибкам ручные процессы осуществления закупок, которые приводят к недостаточной наглядности расходов, отсутствию контроля за процессом и утрате возможностей оптимизации корпоративных издержек.

Basware Procurement позволяет организации сфокусировать внимание на основных элементах закупок, приводит к экономии в процессе поиска партнеров, усиливая контроль и соответствие стандартам, оптимизируя контракты и повышая конкурентоспособность организации за счет эффективного процесса закупок.

Полный контроль и непрерывное совершенствование

Встроенные в решение Basware Procurement лучшие бизнес-практики (best practices) дают простоту и наглядность его развёртывания и использования, высокий уровень автоматизации и общий контроль соответствия операций корпоративной контрактной и закупочной политике.

Это, в свою очередь, обеспечивает полный контроль и прозрачность всего процесса, от выбора поставщиков до закупок, придает гибкость процессам рассмотрения и утверждения документов, связанных с закупками, контрактов и требований, предоставляет инструменты жесткого управления правами на утверждение и упрощает интеграцию поставщиков в корпоративный процесс материально-технического обеспечения.

Basware Procurement также предусматривает мощные функции поиска информации, анализа и составления отчетности, а также ведения непрерывной истории прохождения процесса («аудиторский след») от закупки до оплаты.

Основные преимущества решения Basware Procurement

Повышение оперативности и эффективности:

  • Оптимизация процесса закупок
  • Усиление взаимодействия покупатель - поставщик
  • Расширенная, быстрая и практическая функция составления отчётности
  • Совершенствование координации, отчетности и мониторинга по всей цепочке поставок
  • Подача заявок и их утверждение 24 часа в сутки 7 дней в неделю с использованием мобильной технологии
  • Непрерывное совершенствование процесса
  • Возможность самообслуживания поставщика

Соответствие нормам, прозрачность и контроль:

  • Многоуровневые процессы рассмотрения и утверждения
  • Непрерывный «аудиторский след» (история процесса)
  • Максимальный контроль с жестким управлением правами на утверждение
  • Высокий уровень прозрачности процесса закупок
  • Соответствие нормам и требованиям закона

Экономия и окупаемость инвестиций:

  • Быстрое внедрение решения - не требуется долговременного специального программирования
  • Адаптация к потребностям бизнеса с помощью гибкой конфигурации, задаваемой параметрами
  • Очевидная экономия от совершенствования процесса
  • Повышение наглядности действий поставщиков и прозрачности отношений с ними
  • Повышение производительности за счет интуитивно-понятного, простого в использовании интерфейса
  • Оптимизация управления контрактами за счет высокой степени автоматизации

Простота внедрения, лёгкая интеграция поставщиков и контроль в реальном времени

Интуитивно-понятные интерфейс и функциональность и лёгкость интеграции поставщиков в процессы корпоративных закупок, присущие решению Basware Procurement, обеспечивают высокую финансовую отдачу от инвестиций в решения и оправдывают затраты на их приобретение.

Встроенные каталоги и контракты позволяют вам сэкономить средства за счет выбора предпочтительных поставщиков и предотвращения нежелательных инцидентов при проведении закупок. Решение Basware Procurement позволяет улучшить соответствие поставок контрактам многими способами, в том числе такими, как интеграция с процессами поставщиков и рынков.

Применяя решение Basware Procurement, вы можете отслеживать каждый шаг процесса закупок, от оформления требований и их утверждения - до заказов и получения товара. Решение обеспечивает контроль процесса в реальном времени и прозрачность расходов организации, а также предоставляет инструменты мониторинга деятельности поставщиков.

Решение Basware Procurement – инструмент повышения эффективности бизнеса

  • Всеобъемлющее решение, охватывающее весь процесс корпоративных закупок от заявки до оплаты
  • Максимальный уровень автоматизации, включая:
    • передовые технологии автоматического считывания, оптического распознавания данных и автоматизированного ввода документов
    • технологии автоматического сопоставления документов нового поколения на основе описанных бизнес-правил
    • универсальный процесс обработки нестандартных ситуаций («исключений»)
    • автоматическое архивирование всех документов, участвующих в процессе
  • Управление по интегрированным ключевым показателям эффективности (KPI) обеспечивает непрерывное совершенствование процесса
  • Доступ к управлению процессом в любом месте в любое время с использованием мобильной связи
  • Высокая интеллектуальная и функциональная мощь и простая интеграция с самыми сложными IT-системами
  • Соответствие передовым IT-стандартам и внутренним нормам корпоративного управления

Описание возможностей решения Basware Procurement… смотреть описание

Решение Basware Procurement позволяет организации поднять эффективность процесса закупок на мировой уровень. Непрерывное совершенствование процесса становится возможным за счет таких встроенных инструментов, как Анализ по интегрированным Ключевым Показателям Эффективности (KPI), Мониторинг операций и Мобильный клиент для оформления требований и утверждений в любом месте в любое время.

Решение Basware Contract Lifecycle Management для управления жизненным циклом договоров

Решение Basware Contract Lifecycle Management (CLM) предоставляет широкие возможности управления корпоративными контрактами и расходами для отдела закупок, юридического и HR-департамента за счет автоматизации и рационального подхода при работе с договорами и другими корпоративными документами. Basware CLM используется для автоматизации согласования и утверждения договора внутри компании, контроля связанных с ним расходов и соблюдение условий договора в процессе его исполнения.

Компонент Basware Contract Lifecycle Management облегчает координацию, анализ и мониторинг многочисленных бизнес-процессов и партнеров по всей цепочке поставок. Basware CLM структурирует и централизует подготовку и обслуживание корпоративных договоров, давая любому полномочному представителю организации простой доступ к контрактной информации, в соответствии с персональной системой прав и полномочий. Basware Contract Lifecycle Management оптимизирует управление каждым контрактом на протяжении всего его жизненного цикла с максимальным уровнем автоматизации.

Basware Contract Lifecycle Management позволяет работать со всеми видами корпоративных контрактов. Ценность этого решения состоит в автоматизации интегрированного процесса «заявка-платеж» (purchase-to-pay), включая автоматизированную обработку счетов на оплату по контрактам (Invoice Automation), самовыставление (self-billing) счетов по контрактам и автоматическую обработку требований (заявок) на закупку на основании контрактных определений.

Полная интеграция компонента Basware Contract Lifecycle Management в решение Basware Procurement и платформу Basware Enterprise Purchase-to-Pay позволяет организовать в едином информационном пространстве, например, создание заказов на покупку по контрактам, автоматизированный контроль за ценой/скидкой, контроль за оплатой/покупкой, формирование и публикацию отчетности о расходах по контрактам, автоматизированную обработку счетов по контрактам и самовыставление счетов по контрактам.

Эффективный контроль

Решение Basware Contract Lifecycle Management существенно сокращает трудозатраты сотрудников отделов закупок, юридических и HR-департаментов на работу с договорами и подобными им документами, для которых предусмотрен цикл согласования, срок действия, выделение и расходование бюджета, а также другие параметры, требующие ручного контроля. Такими документами могут быть контракты с поставщиками, трудовые договора и любые внутрикорпоративные документы, такие как служебные записки, приказы или доверенности. Приложение CLM позволяет согласовывать бюджетные лимиты и контролировать их исполнение, следить за соблюдением условий контракта, своевременно продлевать сроки действия документов и вести удобный легкодоступный электронный архив, а также формировать любые отчеты в соответствии с требованиями поставщиков или законодательства, либо по действующим в компании правилам.

В распоряжении пользователей решения Basware Contract Lifecycle Management есть библиотека шаблонов документов и эффективные инструменты для составления контракта и согласования его условий. Решение также обеспечивает гибкий автоматизированный цикл рассмотрения, проверки и утверждения. Затем процесс переходит на стадию исполнения, а контроль осуществляется при помощи предварительно определенных ключевых этапов и автоматических уведомлений. Затраты по контракту можно анализировать как с точки зрения сформированных заказов, так и в разрезе счетов на оплату. Решение автоматически проверяет действительность договора и обеспечивает соответствие закупок его условиям и согласованному бюджету. По истечении срока действия контракт можно закрыть либо продлить.

Простое внедрение

Внедрение Basware CLM можно проводить поэтапно, в зависимости от «зрелости» процесса управления договорами, уже существующего в организации. Начните с занесения контрактов в электронной форме в одну централизованную базу данных. Затем перейдите к установке базовых средств и систем контроля, а также рабочих циклов (маршрутов одобрения). И, наконец, начните оценивать и совершенствовать существующий процесс.

Информационные технологии успеха