Управление проектами

Функции и инструменты управления проектами
Общие сведения о решении
Преимущества и эффекты от применения решения

Одним из наиболее характерных условий, сопровождающих ведение дел практически во всех областях бизнеса, является постоянное ускорение динамики изменений, вызванных развитием технологий, изменениями в политической, экономической и социальной сферах. Современная организация, функционируя в условиях изменяющегося  делового окружения, испытывает постоянную необходимость во внесении соответствующих изменений в собственный бизнес. Применение лишь традиционной системы управления, основанной на осуществлении контроля за повторяющимися операциями и неизменным бизнес-процессом, становится недостаточным для эффективного управления компанией.

Именно это становится причиной того, что применение проектных методов управления сегодня уже не ограничивается организациями, по характеру деятельности ориентированными на выполнение работ в виде проектов - строительными компаниями, предприятиями, занимающимися разработкой и реализацией индивидуальных заказов. Даже в компаниях, занимающихся серийным производством, значительная часть деятельности должна планироваться на основе проектов. Например, деятельность по модернизации производства, капитальному строительству, развитию систем управления, трансформация сферы бизнеса или бизнес-процесса отвечают всем основным признакам проектов.

Опыт осуществления проектов показывает, что последовательное применение современной методологии проектного менеджмента позволяет сэкономить до 20% средств, выделяемых на реализацию проекта. При этом собственно затраты на управление не превышают нескольких процентов от общей стоимости проекта.

Сегодня, чтобы преуспеть в конкурентной борьбе, необходимо обеспечить оптимальное сочетание отлаженных бизнес-процессов в структурах управления с динамичными и нацеленными на конечный результат проектными подходами.

Поэтому предлагаемое Pba Consult комплексное решение по управлению проектами является совершенным и современным инструментом повышения эффективности бизнеса и составляющих его деловых процессов.

Функции и инструменты управления проектами

Функциональная структура управления проектами включает в себя девять разделов:

  1. Управление координацией (Project Integration Management).
  2. Управление целями (Project Scope Management).
  3. Управление временем (Project Time Management).
  4. Управление стоимостью (Project Cost Management).
  5. Управление качеством (Project Quality Management).
  6. Управление человеческими ресурсами (Project Human Resource Management).
  7. Управление коммуникациями (Project Communication Management).
  8. Управление рисками (Project Risk Management).
  9. Управление поставками (Project Procurement Management).

Все эти функции тесно переплетены между собой. Для того чтобы лучше понять связи между ними, необходимо рассмотреть процесс управления проектом. В каждом проекте (фазе проекта) обязательно присутствуют пять групп процессов.

  1. Процессы инициации (Initiating Processes) -- принятие решения о начале проекта или его фазы.
  2. Процессы планирования (Planning Processes) -- определение рабочих схем достижения целей проекта.
  3. Процессы исполнения (Executing Processes) -- координация людей и других ресурсов во время выполнения проекта.
  4. Процессы управления (Controlling Processes) -- наблюдение и измерение результатов выполнения проекта и внесение необходимых коррективов.
  5. Процессы завершения (Closing Processes) -- оформление завершения проекта или его фазы.

При этом основными инструментами планирования проекта являются:

Планирование целей (Scope Planing). Разработка документа, в котором определены цели проекта. Отправной точкой служат описание продукта, обоснование проекта, общие ограничения, информация об уже выполненных аналогичных проектах. Анализируются альтернативные пути реализации проекта, определяются критерии успешности. Этот документ в дальнейшем служит основой для ВСЕХ проектных решений и единого понимания целей проекта ВСЕМИ его участниками.

Декомпозиция целей (Scope Definition). Последовательное деление основных результатов проекта на более мелкие элементы, вплоть до пакетов работ, хорошо поддающихся управлению. В итоге получается иерархическая структура (дерево) работ проекта (Work Breakdown Structure -- WBS).

Определение операций (Activity Definition). Определение перечня элементарных операций (activity), которые должны быть выполнены для достижения результатов, описанных в WBS.

Планирование ресурсов (Resource Planning). Определение того, какие именно ресурсы (люди, оборудование, материалы) и в каком количестве потребуются для выполнения запланированных работ. Учитываются ограничения, связанные с политикой компании по кадровым вопросам, уровнем запасов, использованием оборудования и т. д., а также (обязательно) оценочные данные о стоимости использования ресурсов.

Определение взаимосвязи операций (Activity Sequencing). Определение последовательности проведения работ в проекте с учетом технологических, организационных и других ограничений. Одни работы могут выполняться параллельно, другие же, напротив, могут начаться не раньше, чем завершатся предшествующие. Результатом этого этапа является сетевая диаграмма (project network diagram), которая показывает логическую взаимосвязь между работами в проекте (часто ее некорректно называют PERT-диаграммой).

Оценка длительности операций (Activity Duration Estimating). Определение количества рабочего времени, которое необходимо для выполнения каждой элементарной операции. Расчет времени производится на основании экспертных оценок и моделирования (метод Монте-Карло). Учитываются ресурсные и другие ограничения.

Оценка стоимости (Cost Estimating). Определение стоимости ресурсов, необходимых для выполнения проекта. Рассматриваются различные ценовые альтернативы. В результате разрабатывается план управления стоимостью проекта, для того чтобы она не вышла за рамки ограничений.

Составление расписания (Schedule Development). Определение дат старта и финиша для всех работ проекта. Оцениваются реалистичность расписания (project schedule), загрузка ресурсов и их влияние на срок выполнения проекта.

Разработка бюджета (Cost Budgeting). Определение базисной линии стоимости проекта, называемой S-кривой из-за ее сходства с латинской буквой S. Базисная линия показывает распределение во времени (нарастающим итогом) расходов на проект и служит для сравнения текущих результатов с плановыми.

Разработка плана проекта (Project Plan Development). Создание итогового структурированного документа на основании данных, полученных на предыдущих этапах планирования. Результатом является план проекта, который служит руководством для исполнения и управления им.

Кроме основных процессов планирования, на этом этапе также присутствуют вспомогательные. Они связаны с оценкой рисков и планированием качества, организационной структуры, коммуникаций и поставок в проекте.

Общие сведения о решении

Решение по Управлению проектами, предлагаемое Pba Consult, реализует функции:

  • описания направления деятельности и уровней управления компании любого масштаба,
  • описания содержания проекта и декомпозиции работ,
  • отразить дерево целей проекта и определить его окончательные и промежуточные результаты,
  • определить процедуры управления проектом,
  • унифицировать структуру декомпозиции работ и наладить управление всеми проектами компании по единым правилам,
  • смоделировать в календарно-сетевом графике практически любую ситуацию,
  • планирования одновременного использования ресурсов компании во многих проектах благодаря единой иерархической структуре ресурсов (пулу ресурсов),
  • управления финансовой составляющей проекта (бюджетом и затратами проекта) с учетом финансовых ограничений проекта,
  • ведения документооборота по проекту, включая хранение документов в базе данных и процессы их согласования, отслеживание авторство, версионность, историю изменений, текущий статус и другие параметры документов проекта,
  • учёта рисков влияния событий на проект или его части в тот или иной момент времени для оценки изменений длительности, стоимости, ресурсоемкости проекта, вызванных их влиянием,
  • автоматического расчета расписания проектов и определения резервов времени работ по ранним и поздним датам начала и окончания,
  • создания и хранения необходимого количества целевых (базовых) планов различных типов. Путем их сравнения с текущим графиком или между собой осуществляется оценка выполнения проекта и выбор наилучшего варианта,
  • прогнозирования состояния проекта в будущие периоды времени с использованием оптимистической, пессимистической и других моделей оценки на базе методики освоенного объема,
  • отслеживания отклонений текущих значений параметров проектов от заданных через механизм показателей.

Для сокращения издержек и уменьшения количества ошибок при разработке графиков новых проектов возможно использование готовых типовых решений. Эти решения находятся в специальной базе знаний в виде фрагментов графиков, содержащих минимальные и максимальные оценки по продолжительности, затратам ресурсов и стоимости работ. Специальный встроенный мастер позволяет «собрать» новый проект из «готовых» блоков, максимально точно приближенных к его индивидуальным потребностям.

Преимущества и эффекты от применения решения

Преимущества предлагаемого решения «Управление проектами» очевидны. Это:

  • возможность распределения функций системы по ролям в проекте,
  • поддержка глобальных иерархических структур проектов и работ,
  • обеспечение контроля одновременного использования ограниченных ресурсов компании во многих проектах,
  • обеспечение обмена информацией внутри команды проекта в режиме реального времени,
  • наглядность представления информации о состоянии проектов,
  • готовность к интеграции со смежными (ERP, SCM, SRM) системами компании.

 

Основными результатами применения решения по управлению проектами являются:

  • повышение управляемости и, как следствие, доли успешных проектов на предприятии,
  • повышение адаптивности бизнеса к рыночным изменениям,
  • развитие культуры конфликтов и доверия, общей коммуникационной и информационной культуры,
  • повышение личной ответственности сотрудников проекта,
  • отсутствие препятствий для реализации проекта в виде административной иерархии,
  • повышение оперативности, достоверности и наглядности представления информации о проектах для лиц, принимающих управленческие решения, повышение качества решений,
  • снижение потерь на внутренних процессах коммуникаций и управления в проектах,
  • повышение экономической эффективности проектно-ориентированного бизнеса.

Наибольший эффект от внедрения решения получает руководство предприятия, для которого обеспечивается возможность отслеживать и анализировать в реальном режиме времени информацию о статусе отдельных проектов и их совокупности, о качестве оперативной работе отдельных подразделений и всего предприятия в целом.

Именно по этим причинам одним из наиболее важных результатов применения решения «Управление проектами» является повышение прогнозируемости показателей деятельности, экономической эффективности и управляемости предприятия.

Информационные технологии успеха