Обучение пользователей работе с компонентами системы

Позволяет провести подготовку необходимого количества участников рабочей группы, ключевых и конечных пользователей Заказчика к участию в проекте, работе с системой и её последующему сопровождению. Осуществляется в режиме групповых семинаров или индивидуально.

Опыт реализации нашей компанией проектов внедрения различных автоматизированных информационных систем показывает, что никакие усилия специалистов по «тонкой настройке» системы и адаптации её функциональности под потребности пользователей не гарантируют успешной её эксплуатации в случае, если не уделено достаточное внимание обучению навыкам использования системы специалистов Заказчика.

Начало ведения текущих операций в новой программной среде всегда связано у специалиста к некоторым стрессом. Это обусловлено необходимостью внесения изменений в привычные способы выполнения регулярных действий, таких как ввод документов в систему, обработка документов, проведение различного рода анализа данных средствами системы, генерация отчетности и т.д.

Для снижения такого стресса и сокращения периода освоения системы её пользователями до и в период её эксплуатации и служит этап обучения (консультирования) навыкам работы с функциями системы. Кроме того, полученные пользователями во время обучения знания и навыки позволяют начать им говорить с внешними консультантами, осуществляющими внедрение и поддержку системы, «на одном языке», лучше понимать друг друга, сокращая, таким образом, потери времени и сил на достижение согласованного результата.

Такое обучение, в зависимости от конкретной ситуации, может проводиться различными способами. Выбор технологии передачи новым пользователям системы знаний и навыков, необходимых для её эффективного использования, определяется следующими факторами:

  • числом пользователей, нуждающихся в обучении, и уровнем их начальной подготовки,
  • количеством групп пользователей с типовым набором выполняемых в системе функций, различающихся между собой по составу такого набора,
  • доступностью (возможности выделения рабочего времени) пользователей для обучения,
  • временными, географическими и другими ограничениями, от которых зависит процесс передачи знаний и навыков.

В связи с многообразием обстоятельств, влияющих на организацию учебного процесса, существуют различные формы проведения обучения:

  • индивидуальное консультирование каждого пользователя на рабочем месте,
  • групповое (группами до 7 человек) консультирование пользователей, в том числе, без отрыва от рабочего места («за компьютером»),
  • групповое (группами от 7 человек) консультирование пользователей с отрывом от рабочего места (как на производственной базе Заказчика, так и на базе удаленного от Заказчика учебного центра/класса),

дистанционное (с использованием интернет-технологий) обучение (обычно применяется для целей передачи одинаковых знаний/навыков по ограниченному набору функций системы значительному – десятки/сотни – числу пользователей системы).

Для фиксации результатов проведенного обучения применяются тестирование, сертификации, анкетирование. Эти инструменты позволяют оценить успешность освоения пользователями материалов обучения и потенциальную готовность к самостоятельному использованию информационной системы в границах своих функций, полномочий и ответственности.

Информационные технологии успеха